経費とは、事業を行うために発生した支払いのことです。

経費が多いほど納める税金額は減りますが、他のフリーランスエンジニアと比較して経費の金額があまりにも多いと、税務署の調査が入る可能性が高まります。

経費は適切に処理することが大切ですが、わかりにくい点も多く、どのように対応したらいいのかお困りの方もいるでしょう。

本記事では、フリーランスエンジニアの一般的な経費率や主要な勘定科目などを解説します。経費処理に必要な知識を身に付け、安心して確定申告できる態勢を整えましょう。

フリーランスエンジニアに認められる経費はいくらまで？

フリーランスエンジニアが経費として計上できる金額の基準は、明確に決められていません。

業務に必要な出費であれば上限なく経費として計上できますが、同業者と比較して「経費率」があまりに高いと税務署から疑いをかけられるリスクがあります。経費率とは、収入に対する経費の割合で、以下の計算式であらわせます。

例えば、収入が500万円で経費が200万円の経費率は「200万÷500万=0.4」で計算でき、経費率は40%です。

フリーランスエンジニアの一般的な経費率は約50%といわれているので、大幅に超えることは避けましょう。税務署から不要な疑いをかけられないためにも、経費率はあらかじめ意識しておくことが大切です。

フリーランスエンジニアの経費の主要項目

フリーランスエンジニアの経費における主要な項目（勘定科目）を、具体例をまじえて紹介していきます。

地代家賃

地代家賃とは、事務所などの仕事場にかかる費用のことを指し、具体的には以下の例が挙げられます。

自宅とは別でオフィスを借りている場合は賃貸料の全額を経費として計上できます。

ただし自宅で働いている場合は、賃貸料の全額は計上できません。プライベートで使用する「家事費」の部分は、経費に算入できないためです。

事業用とプライベート用の経費を割合で分ける「家事按分」を行い、客観的な合理性に基づいて経費の金額を決定します。

例えば、賃貸を借りて自宅で働いているような場合は、床面積から仕事部屋の割合を算出し、その割合に基づいて家賃の一部を計上するのが一般的です。

水道光熱費

水道光熱費とは電気代やガス代、水道代などの光熱費を指します。その他にも以下の例が挙げられます。

自宅とは別にオフィスを借りている場合は、水道光熱費の全額を経費として計上できます。

自宅で仕事をしている場合の水道光熱費は、使用時間や使用日数を目安に家事按分をして経費計上しましょう。

計上するタイミングは、実際に使用したときでも支払いをしたときでもかまいません。一度決めたルールに従い、計上するタイミングを揃えることが大切です。

ただし、エンジニア業務においてガスや水道の利用を主張するのは難しいので、自宅兼オフィスの場合、ガス代や水道代の経費計上は避けるのが無難です。電気代などの明らかに使用を主張できるものを計上しましょう。

通信費

通信費とは、通信全般に関わる費用を指します。具体例は以下のとおりです。

フリーランスエンジニアであれば、インターネットやWi-Fi、携帯電話などは仕事とプライベートで兼用しているケースが多いでしょう。兼用している場合は、利用時間や日数などで按分して、業務で実際に使用している分だけを経費として計上してください。

ハガキや切手、レターパックも経費として計上できますが、一度にたくさん購入した場合は資産として計上しなければなりません。

消耗品費（事務用品費）

消耗品費とは、購入価格が10万円未満か、法定耐用年数が1年未満のものを購入する費用を指し、主にオフィス用品などが対象となります。例えば以下の物品を購入した際は、消耗品費を勘定科目として使用します。

気を付けておきたいのは、購入価格が10万円以上の場合は、減価償却費の対象となる点です。（減価償却費については後述します。）

同じパソコンであっても10万円未満であれば消耗品費で、10万円以上であれば減価償却費で計上します。

新聞図書費

新聞図書費とは、事業に関連する新聞や雑誌、書籍などの資料を購入する場合の費用です。

書籍などの現物を購入しない場合でも以下のようなケースは新聞図書費として認められます。

「自宅に届く新聞は、プライベートな費用に当たるのでは？」と不安を感じる人もいるかもしれません。しかし、業務に必要な情報を得るために新聞を読んでいるのであれば、家事按分の必要はなく、全額を経費として計上できます。

減価償却費

減価償却費とは、10万円以上の高額な固定資産を複数年にわたって計上する勘定科目です。

減価償却費として計上できる物品の例は以下のとおりです。（全て10万円以上のものが対象）

減価償却費は、国によって定められた耐用年数に応じて分割で税務署に申告します。耐用年数とは、簡単にいうと資産を使用できる期間のことです。例えばパソコンの耐用年数は4年とされています。

出典：国税庁「主な減価償却資産の耐用年数表」

旅費交通費

旅費交通費とは業務のための移動にかかる交通費や宿泊費で、具体例は以下のとおりです。

仕事とプライベートで自動車を兼用している場合は、ガソリン代は家事按分してください。

電車やバスなどの公共交通機関で領収書が発行されない場合は、その都度出金伝票を作成しましょう。出金伝票に、日付や支払先、勘定科目、摘要、金額を記載することで、現金の流れを記録できます。

出金伝票は文房具店でも購入できますが、インターネット上のひな型をダウンロードして活用できます。

接待交際費

接待交際費とは、業務に関連する人への接待や付き合いにかかった費用です。

具体例は以下のとおりです。

冠婚葬祭にかかった費用も接待交際費として処理できます。ご祝儀や香典は領収書をもらいにくいため、出金伝票を作成するのがよいでしょう。

接待交際費は税務署に疑われやすい項目の一つなので、説明が求められた場合に備えて、時間や場所、参加者の情報を領収書などにメモしておくのがおすすめです。

広告宣伝費

広告宣伝費とは、サービスや商品を不特定多数の人に宣伝するための費用で、具体例は以下のとおりです。

広告宣伝費はフリーランスにはなじみがないと感じる方もいるかもしれませんが、ポートフォリオサイトの制作費も広告宣伝費として計上できます。

名刺の作成費は「消耗品費」として計上するのが一般的です。しかし、サービスをアピールする広告的な要素がある名刺であれば、広告宣伝費としても計上できます。

外注費

外注費は外部に業務を委託した場合の費用で、具体例は以下のとおりです。

ただし、原稿料やデザイン料、写真の報酬を支払う場合は源泉徴収が必要になるケースがあります。

源泉徴収とは、外注先に報酬を支払うときにあらかじめ税金を差し引いて支払い、代わりに納税する仕組みです。

外注を行うときには源泉徴収が必要になるかをあらかじめ調べておきましょう。

出典：国税庁「源泉徴収が必要な報酬・料金等とは」

支払手数料

支払手数料とは、手数料などの支払いに使用した費用で、具体例は以下のとおりです。

支払手数料は見落としがちな項目ですが、経費としてもれなく計上しましょう。

租税公課（固定資産税・自動車税など）

租税公課とは、簡単にいうと費用として扱える税金のことで、具体例は以下のとおりです。

ただし、事業者本人がオフィスや自動車を保有しておらず、親族が保有者である場合は経費として認められないケースがあります。

雑費（仕訳できないもの）

雑費とは、どの勘定科目にも属さずに仕訳できないような少額の経費を指します。雑費の具体例は以下のとおりです。

雑費は汎用性の高い勘定科目ですが、多用すると税務署に目を付けられるきっかけになりやすいです。他の勘定科目をなるべく利用し、収支の実態を明らかにしておきましょう。

例えば銀行の振込手数料は「雑費」での計上も可能ですが、「支払手数料」としても算入できます。支払手数料として計上することで、帳簿上でも透明性が保たれます。

フリーランスエンジニアの経費を適切に計上するメリット

経費を適切に計上するメリットは、確定申告で支払う所得税額を減らせる点です。

経費が増えるほど所得を少なく抑えられ、所得税の負担を減らすことが可能です。計算式も示しながら具体的に解説します。

所得税は以下の式で計算できます。

所得税は所得が多いほど税率が高くなる「累進課税」を採用しており、所得が少ないほど支払う金額も少なくなる仕組みです。

フリーランスエンジニアの事業から発生する所得は事業所得で、以下の式で計算できます。

この事業所得から各種の控除額を差し引き、課税所得が決定します。

つまり、課税される所得を減らして支払う所得税額を少なく抑えるためには、経費や控除額が大きい方がいいのです。

業務に関連した経費は漏れなく適切に計上することで節税につながります。

フリーランスの経費の判断基準や注意点を詳しくチェックする

出典：国税庁「所得のしくみ」

出典：国税庁「事業所得の課税のしくみ」

フリーランスエンジニアの経費に関する注意点

フリーランスエンジニアが対応を間違えがちな経費に関して注意点を解説します。

私的利用や所得税・住民税などの一部の税金は計上できない

一見、経費にしても問題なさそうな支出も、経費として認められていないケースがあるので気を付けてください。

例えば健康診断で支払った費用や保育料などは、業務を行う上で必要な費用のように感じますが、経費として認められていません。

税金に関しても注意が必要です。事業に関連する個人事業税や固定資産税などは経費として計上できますが、以下の税金は経費として算入できません。

国民年金や国民健康保険は経費として算入できませんが、社会保険料控除として全額を所得控除できます。

当然ですが、プライベートで発生した飲食代や旅行費などの支払いも経費として処理するのは避けましょう。

フリーランス・個人事業主が支払う税金について確認する

仕事とプライベートで兼用しているものは家事按分を考える

仕事とプライベートで兼用しているものは、家事按分して計上する経費の金額を決めてください。

家事按分とは、事業用とプライベート用の経費を割合で分けることを指し、家事按分して経費に算入することが多い料金例は以下のとおりです。

例えば自宅兼オフィスの家賃を例にして考えてみましょう。家賃は床面積から仕事部屋の割合を算出し、経費に計上するのが一般的です。

床面積50㎡のうち仕事で使用している部分の床面積が10㎡ならば、事業部分の割合は5分の1（20％）になります。従って家賃が12万円であれば「12（万円）×0.2＝24,000（円）」で、24,000円が経費になります。

経費率が極端に高い・低い場合は税務調査の対象になりやすい

経費率が同業者と比較して極端に高い場合、「不正に経費を計上しているのでは？」と疑いをかけられて、税務調査の対象になるリスクが高まります。

経費率とは、収入に対する経費の割合で「経費率＝経費÷収入」であらわすことが可能です。

経費率が50%を大幅に超えてしまった場合は、プライベートな支出が混ざっていないかや、家事按分が適切かを再度確認してください。

逆に、経費率があまりに低い場合は、本来であれば算入できるはずの経費を見逃している可能性があります。支払う税金額が多くなるので、経費として算入できる支払いがないかを再度チェックしましょう。

出社（常駐）とフルリモート（在宅）の場合で経費の基準が多少は異なる

出社（常駐）とフルリモート（在宅）の働き方の違いで、フリーランスエンジニアが経費として算入できる項目は少し異なります。

例えば、在宅での仕事を一切しない常駐フリーランスであれば、家賃や電気代は経費として算入できません。あくまで業務に関連した費用のみが経費として認められるため、在宅で仕事をしない場合は全額が家事費（生活に必要な支出）となります。

出勤日に出社が求められる常駐フリーランスと、ときどき出社が必要な在宅フリーランスでは、出社にかかる旅費交通費の按分割合も異なるでしょう。

しかし、基本的な考え方にはあまり差がないので「業務で使用したものが、業務に使用した割合だけ経費になる」点を念頭に置いて経費処理を実施してください。

経費計上など業務は税理士に任せてフリーランスエンジニアは本業に集中しよう

フリーランスエンジニアは、本業のかたわら経費計上などの経理もこなす必要があります。経費として算入できる支出かを確認し、勘定科目を調べて帳簿をつけるのは骨が折れる作業です。

本業に集中できるように、経費計上などの経理業務は税理士に一任するのがおすすめです。

税理士に依頼すると費用はかかりますが、その費用は経費として算入できます。正確に経費計上や税額計算ができ、安心して確定申告を迎えられるでしょう。

税理士に任せられる部分は任せて、本業で売上の向上に努めるのが効率的です。

フリーランスエンジニアの経費を計上して控除を受けるまでの流れ

フリーランスエンジニアが経費を計上して、確定申告を行い、控除を受けるまでの流れを解説します。

1.経費とする支出の領収書・請求書など証明できる書類を残す

経費の支払いをしたら、支払った証拠として領収書やレシートを残しておきましょう。領収書やレシートがもらえない場合は、以下で代用できるケースもあります。

領収書などの帳簿書類における保存期間は、さまざまな特典が受けられる「青色申告者」で7年間、帳簿作りの手間が少ない「白色申告者」で5年間です。

電子帳簿保存法の定めにより、電子データとして受け取ったデータは、電子データのまま保存しておきましょう。

電子帳簿保存法による個人事業主のレシート・領収書の管理方法をチェックする

2.帳簿に経費の種別・金額などを正しく記帳する

確定申告の前になって一気に経費計上すると大変なので、普段からこまめに帳簿付けを行い、勘定科目や金額を正しく記帳しましょう。

毎日は難しくても週に一度や月に一度など、自分が続けやすいペースを保つことで継続しやすくなります。

会計ソフトを利用することで帳簿付けの負担を格段に減らせるので、使用を検討してみてください。会計ソフトは、電子帳簿保存法に対応したものを選ぶのがおすすめです。

個人事業主向けの電子帳簿保存法の対応ソフトをチェックする

3.確定申告書を作成して税務署へ提出する

確定申告の時期になったら、確定申告書を作成して税務署へ提出しましょう。確定申告の時期は、例年2月中旬～3月中旬で、2025年は2月17日～3月17日です。

確定申告書の主な作成方法は以下の4種類です。

確定申告書が完成したら、税務署に提出してください。提出方法は以下のいずれかの方法を選択できます。

期日までに確定申告ができなかった場合は、ペナルティを受けることになるので気を付けましょう。

出典：国税庁「確定申告期に多いお問合せ事項Q＆A」

4.控除が適用されると税額が決定する・還付を受ける

確定申告が完了したら期日までに税金の納付を行いましょう。2025年における所得税の納付期日は3月17日です。

税務署に確定申告書を提出する場合は、あわせて支払うと手間が省けます。納める税金の額は、支払う所得税額から税額控除を適用した金額です。

源泉徴収の対象となる報酬を受け取っていたり、予定納税していたりする場合は還付金を受け取れる可能性があります。還付金の処理状況は、e-Taxソフト（WEB版）から確認してみましょう。

出典：国税庁「【税金の還付】」

【フリーランス・副業初心者向け】確定申告の基本を確認する

フリーランスエンジニアの経費に関してよくある質問

フリーランスエンジニアの経費に関してよくある質問をまとめたので、疑問を解消していきましょう。

独立前（開業前）にかかった費用は経費にできる？

開業準備のための費用は「開業費」という勘定科目で、開業後も経費計上できます。計上方法には以下の2種類があります。

開業後の売上や経費などの状況に応じて適切な選択をしましょう。

開業届の書き方や提出方法を図解付きで確認する

領収書やレシートを紛失した場合でも計上できる？

領収書やレシートを紛失した場合は、出金伝票を作成して対応できます。

ただし、領収書やレシートがもらえる場面での出金伝票作成があまりにも多い場合は、税務署の調査で質問される可能性があります。出金伝票の多用にはくれぐれも気を付けてください。

フリーランスエンジニアは経費を適切に計上して税金を抑えましょう

フリーランスエンジニアとして長く働き続けるためには、経費を適切に計上して支払う税金額を抑えることが大切です。

時間がかかる税務作業は、税理士に依頼することで本業に集中でき、パフォーマンスの向上が見込めます。

「税理士に依頼するだけの収入がない…」という場合は、まずは自分の売上を高めましょう。

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