重要書類の保管にかかる負担軽減を目的とした電子帳簿保存法では、電子取引データの電子保存が義務付けられています。電子保存の義務化は企業だけではなく個人事業主も対象であり、さまざまな対応が求められます。中でもレシートや領収書は電子保存する場面も多く、個人事業主の方もしっかりと理解しておく必要があります。

そうした背景から、電子帳簿保存法の理解を深めておきたいとお考えの個人事業主の方に向けて、電子帳簿保存法の概要から電子帳簿保存法に準じた適切なレシートや領収書の電子保存方法、電子保存するメリットなどをわかりやすく解説していきます。

電子帳簿保存法とは

国税関連の書類や帳簿を電子データで保存する要件などを定めた法律が電子帳簿保存法です。電子帳簿保存法は2022年に改正され、電子取引の電子データでの保存が義務化されました（2023年12月31日までは猶予期間）。
電子帳簿保存法の対象は「すべての法人と個人事業主」となっています。そのため、企業だけではなく個人事業主の方も対応する必要があります。

電子帳簿保存法の概要についてさらに知りたい方は、電子帳簿保存法の概要を個人事業主の方に向けて紹介したページもありますので、ご覧ください。

電子帳簿保存法に個人事業主は対応すべき？対応するポイントも紹介

個人事業主の方の中には、電子帳簿保存法についてよくわからないと感じる方もいるのではないでしょうか？電子帳簿保存法では、2023年12月末までは紙での保存が認められていますが、2024年の1月からは電子取引情報のデータ保存が義務化されます。電子帳簿保存法は個人事業主の方も対象となるため、本記事では個人事業主の方に向け電子帳簿保存法を紹介します。電子帳簿保存法とは電子帳簿保存法とは、国税関連の書類や帳簿を保存する方法について定めた法律です。一定の要件を満たせば電子データで取引情報を保存することが認められてい...

また、電子帳簿保存法に対応するには会計ソフトを使うことがおすすめです。会計ソフトを活用し電子帳簿保存法の対応を行うと紙の印刷や保管などの業務を効率化できる・法改正が起きた場合にはメーカ側が改正に対応してくれるメリットがあります。電子保存することが多くなる個人事業主の方は、電子帳簿保存法に対応した個人事業主向けの会計ソフトの導入を検討してみてください。

無料も！電子帳簿保存法の対応ソフトを個人事業主向けに5選紹介

電子帳簿保存法は、取引書類の請求書などを紙ではなく電子データとして保存することを認可する法律です。電子帳簿保存法はこれまでも何度か改正されていますが、2024年1月に施行される改正法から、電子取引のデータは、電子データとして保存することが義務化されます。法改正に基づいた対応が求められる企業や個人事業主の方の中には、不安を感じる方もいるのではないでしょうか。そのような不安を解消するために、電子帳簿保存法に対応した会計ソフト等の導入がおすすめです。本記事では電子帳簿保存法の概要や法律に対応した会計ソフ...

3つの保存区分

電子帳簿保存法で定められている電子保存の方法は3種類です。

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存は、会計ソフトなどで帳簿や書類を電子データで作成し、電子データのまま保存する方法です。データで作ったものをデータのまま保存するという方法です。

スキャナ保存

スキャナ保存は、レシートや領収書など取引先から紙で届いた書類をスキャナなどでスキャンしデータ化して保存することです。

電子取引

クラウド上でやりとりするレシートや請求書等の取引関連書類は、電子取引に該当します。自社と取引先のどちらも発行した書類が該当します。電子帳簿等保存とスキャナ保存でのデータ保存は義務化はされていませんが、電子取引だけは2024年1月1日から電子でのデータ保存が完全義務化されています。そのため、紙で保存してはいけません。

レシートや領収書の電子保存について

電子保存とは、対象書類を電子データとしてクラウド上などに保存することです。レシートや領収書を紙で受け取った場合も電子データとして保存することができます。電子保存はこれまで任意でしたが、電子取引のデータ保存については電子帳簿保存法の改正により義務化されることとなります。2023年12月31日までは、電子取引データを紙で印刷し保存することは認められていますが、2024年1月1日から電子データで保存する必要があります。レシートや領収書も電子取引で受領した場合、電子データで保存する必要があります。

電子帳簿保存法でレシートや領収書を保存する方法

電子帳簿保存法では、保存区分ごとに特定の要件を満たす必要があります。要件を満たせない場合、保存を行ったとしても法的には不十分となってしまいます。以下にそれぞれの区分ごとの要件を紹介します。

レシートや領収書は以下で紹介するスキャナ保存と電子取引に該当します。
それぞれの保存要件についてはしっかり理解を深めておきましょう。

スキャナ保存

レシートや領収書を紙で受領した場合の保存方法がスキャナ保存です。レシートや領収書が紙の状態では電子保存はできません。そのため、スキャナを利用し読み取る、または撮影したデータを保存します。
このスキャナ保存では、以下のような条件を満たす必要があります。

解像度と階調の制限

スキャナ保存の際には、画質が荒いなどの理由により保存された内容が確認できないことを防ぐために、解像度と階調の制限があります。読み取りの解像度は200dpi相当以上、赤・緑・青の階調がそれぞれ24ビットカラーのカラー画像でのスキャン・撮影が必要です。

帳簿との相互関連性

レシートや領収書と対応する国税関係帳簿と紐付けを行い、関連性をわかるようにする必要があります。

検索機能の確保

検索要件「取引年月日」「取引金額」「取引先」の検索機能を設け、どんな書類がどこにあるか把握できるようにする必要があります。

タイムスタンプの付与

改ざんを防ぐ目的で入力・保存をする際にはタイムスタンプを付与することが必要です。
また、2022年の電子帳簿保存法の改正によって電子データの削除・訂正を行う場合、削除と訂正の事実と内容を確認できるか、入力期限内に電子データ保存が完了しているか確認できるクラウドシステムを使用していればスキャナ保存をする際のタイムスタンプの付与は不要となりました。タイムスタンプを付与する場合は2ヶ月と7営業日以内が付与期間です。

電子取引

WEB上から商品の領収書をPDFで受け取ることやメールに領収書が添付されていることなど紙に印刷されていない形で領収書を電子データとして受け取る場合、そのまま保存することが可能です。保存に関してはスキャナ保存と同様に要件が設けられています。

タイムスタンプの付与

改ざんを防止するために、タイムスタンプを付与する必要があります。その他改ざんを防止するためには、訂正・削除をした記録を残せるシステムを使用する方法、訂正や削除を防止する事務処理規定を設ける方法などがあります。

検索機能の確保

「取引日付」「金額」「取引先」の条件で検索することができるように検索機能の確保も必要となります。

関連書類の備え付け

システム概要書などシステムについて記載された関連書類を備え付ける必要があります。

見読可能装置の備え付け

データ確認のためデータ保存場所に電子計算機・プログラム・ディスプレイおよびプリンタ、操作説明書を備え付ける必要があります。また、速やかに出力できるようにしておく必要があります。

データの保存期間

電子データとして保存したレシートや領収書にタイムスタンプが付与されている場合、正式なデータとして認められます。電子保存したデータは、7年間の保管が義務となっています。しかし、その保存期間は個人事業主の場合には5年間と定められています。この保存期間については、改正前の書類の規定と変わらないです。

電子取引がなく電子保存をしないという際には、紙の書類を所定の年数（法人7年間、個人事業主5年間）保管する必要があります。レシートや領収書は取引を証明する重要な書類のため原本は保存が義務付けられている期間を経過するまで破棄できません。

紙の書類は破棄可能

電子保存を行う場合には、レシートや領収書の原本は破棄することが可能です。この破棄については、メールで添付された電子の領収書と紙での領収書の両方を受け取った場合や紙のレシートのみを受領しスキャン保存した場合などに行うことが可能です。

電子帳簿保存法への対応以外にも個人事業主には、仕事探しやクライアントとの交渉などやらなければいけないことが多数あります。これらの対応にかかる工数を軽減したいとお考えであれば、エージェントサービスへ登録するのがおすすめです。エージェントサービスであるFLEXYでは、専任のコンサルタントが希望に沿った案件を紹介し、クライアントとの交渉についてもサポートさせていただきます。ぜひ、一度FLEXYサービスをご確認ください。

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レシートや領収書を電子保存するメリット

電子帳簿保存法の改正によって、レシートや領収書の電子保存はなぜ義務付けられたのでしょうか？電子保存には業務を行う上でメリットがあります。どのようなメリットがあるのか紹介します。

紛失防止

書類をパソコンやクラウド上で保管することで紙の書類を保管する必要はなくなります。そのため、書類の保存だと起こりうる紛失や盗難などを防止することができます。特にレシートは小さいため紛失してしまうこともあるでしょう。スキャナ保存でレシートや領収書を保存すれば、紛失のリスクを削減することができます。また、クラウドへ電子保存をすることで、パソコンが故障するなどしても、データ自体は消えないというメリットもあります。

不正行為の防止

レシートや領収書を電子保存する場合には、タイムスタンプの付与や削除・訂正の履歴を残す必要があります。これらによって不正な改ざんや削除を防ぐことができます。紙での保存の場合には、保存場所から書類を抜き取られる可能性や内容を書き換えられる可能性があります。電子データで保存する場合でも改ざんや削除のリスクはありますが、電子帳簿保存法はそのような不正を防ぐことができる措置を施されたものにのみ適用されるためリスクを防ぐことができます。

保管場所節約や業務の効率化

紙の書類を保存する場合には保管スペースが必要になってきます。個人事業主であれば5年分の書類を保存する必要があるため膨大なスペースが必要となります。しかし、紙の書類を電子保存し、破棄できるようになると保管場所の節約につながります。保管場所の節約を行うことで、保管場所にかかる固定費を下げることも可能です。
また、過去に保存した書類を探すのも簡単です。紙の書類だとどこに保管したか記憶を辿って探す必要がありますが、電子保存している場合検索機能を使いすぐに見つけることができます。クラウド上に保存することで、業務効率化に繋げることができるでしょう。

まとめ

電子帳簿保存では個人事業主がレシートや領収書をどのように扱うべきかを紹介しました。レシートや領収書は大切な書類のためしっかりと保存をする必要があります。電子帳簿保存法は、対応するために時間がかかりますがデータを電子保存することで作業が効率化したり、固定費を削減できたりなどメリットもあります。今回ご紹介したレシートや領収書は取引が多ければ大量になるため電子帳簿保存法の要件に従い保存することで、保管場所の削減や業務効率化につながります。まだ電子保存に対応していない個人事業主の方は電子帳簿保存法への理解を深めながら対応を進めてみてください。