無料も！電子帳簿保存法の対応ソフトを個人事業主向けに5選紹介
電子帳簿保存法は、取引書類の請求書などを紙ではなく電子データとして保存することを認可する法律です。電子帳簿保存法はこれまでも何度か改正されていますが、2024年1月に施行される改正法から、電子取引のデータは、電子データとして保存することが義務化されます。法改正に基づいた対応が求められる企業や個人事業主の方の中には、不安を感じる方もいるのではないでしょうか。
そのような不安を解消するために、電子帳簿保存法に対応した会計ソフト等の導入がおすすめです。本記事では電子帳簿保存法の概要や法律に対応した会計ソフトの選び方について紹介します。
目次
電子帳簿保存法について
国税関連の書類や帳簿を保存する方法について定めた法律が電子帳簿保存法です。電子帳簿保存法の要件を満たすことで電子データで取引情報を保存することができます。
電子帳簿保存法の対象は原則として「すべての法人と個人事業主」となっています。
電子帳簿保存法の概要についてもっと知りたい方は、電子帳簿保存法を個人事業主の方に向けて細かく紹介したページもありますので、ご覧ください。
3つの保存区分
定められている電子保存の方法は3種類です。
電子帳簿等保存
電子帳簿等保存は、帳簿や書類を電子データで作成して、電子データのまま保存する方法です。例えば、会計ソフトで作成した仕訳帳や貸借対照表などが該当します。データで作ったものをデータのまま保存するという方法です。
スキャナ保存
スキャナ保存は、紙で届いた書類をスキャナなどでスキャンしデータ化して保存することです。取引先から紙で届いた請求書や領収書などが該当します。
電子取引
メールでの請求書のやりとりなどクラウド上でやりとりする請求書等の取引関連書類は、電子取引に該当します。自社と取引先のどちらも発行した書類が該当します。電子帳簿等保存とスキャナ保存でのデータ保存は義務化はされていませんが、電子取引だけはデータ保存が義務化されています。そのため、紙で保存してはいけません。
個人事業主の方は、経費計上のためレシートや領収書を電子保存する場面が多いです。そのため、個人事業主の方は電子帳簿保存法でのレシートや領収書の対応方法をしっかりと理解しておくとよいでしょう。
電子帳簿保存法対応の会計ソフトとは
電子帳簿保存法の要件を満たした会計ソフトのことです。2024年1月から始まる義務化では、請求書などの電子データを改ざんできない形かつ検索できる形で保存することが必要なため、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトの導入を検討する企業が増加しています。
おすすめの会計ソフト
電子帳簿保存法に対応した会計ソフトにはどのようなものがあるのか紹介します。
MoneyForwordクラウド確定申告
改正電子帳簿保存法の保存要件に対応した機能を提供しているMoneyForwordクラウド確定申告です。青色申告決算書など、確定申告に必要な書類を自動作成することができます。また、銀行やクレジットカードとの連携で取得した明細を自動で仕訳入力してくれるなど、作業の効率化を促進します。
freee会計
freee会計は、⚪︎×形式の質問に答えていくことで、確定申告の書類を作成することができるため、書類を作り慣れていない人でも簡単に作成することが可能です。レシートを撮るだけで金額・日付を自動で読み込めるため経費登録を空いている時間で行うことができます。
やよいの青色申告オンライン
やよいの青色申告オンラインは初心者にも優しい機能で日付や金額を入力でき青色申告に必要な複式簿記帳簿が自動作成できます。そのため、簿記の知識を持っていない方でも簡単に取り扱うことが可能です。また、個人事業主が青色申告を行う際に従来のe-Taxの手順と比べて少ない手順で行うことができます。すべての機能を1年間無料で試すことができるのもメリットです。
やよいの白色申告オンライン
やよいの白色申告オンラインは、やよいの青色申告オンラインの無料版という位置づけです。しかし、機能はやよいの青色申告オンラインに見劣りすることはなく電子帳簿保存法に対応しており、シンプルな情報を入力するだけで白色申告を行うことができます。また、取引データやレシート・領収書のスマホアプリで撮影したデータを自動仕訳することが可能なため、入力や仕訳をする時間を省くことが可能です。
みんなの青色申告
みんなの青色申告は、インストール型ソフトの軽い動作と、クラウドの利便性を掛け算された便利なソフトです。インボイス制度や電子帳簿保存法に対応しており、明細入力のいらない自動会計や多彩な伝票入力など簡単に操作することができます。
紹介した会計ソフトを使用することによって、事務手続きが楽になります。しかし、個人事業主は事務手続き以外にも仕事探しやクライアントとの交渉などを行わなければいけません。これらの対応が煩雑に感じられる方は、エージェントサービスを利用するのがおすすめです。エージェントサービスであるFLEXYでは、専任のコンサルタントが希望に沿った案件を紹介し、クライアントとの交渉についてもサポートさせていただきます。ぜひ、一度FLEXYサービスをご確認ください。
無料で使える請求書管理ツールを紹介
副業やフリーランスの方が無料で使える請求書管理ツール「PROBASE」を紹介します。
PROBASEを導入していただくと
- 3契約まで全ての機能が無料
- 毎月の業務検収・請求処理を一元管理
- 契約更新や、業務報告・請求書の留意点をお知らせ
会計ソフトの選び方
個人事業主が電子帳簿保存法に対応している会計ソフトを使うメリットと導入を考える際のポイントについて紹介します。
会計ソフトを使うメリット
個人事業主が電子帳簿保存法に対応している会計ソフトを使うメリットを紹介します。
電子帳簿保存法の要件に沿って対応できる
電子帳簿保存法のデータ保存要件は複雑で、自社だけで対応するのは難しいです。しかし、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを使うことで、請求書や領収書を電子帳簿保存法の要件に沿った形で保管することができます。
業務の効率化
業務効率化もメリットの1つです。会計ソフトを利用して情報の電子保存を行うことによって、紙の印刷や保管などの業務を省略することができます。
また、保存された内容は電子情報のため必要な書類をすぐに検索することができます。これによって、簡単に目当ての情報を見つけることができ、さらに正確性も高くなります。電子での保管には、「管理する場所を考える」「管理する場所が複数ありどこに保管したか把握する」などの作業は必要ありません。会計ソフトを利用することでアップロードした書類の情報をすぐに確認でき、いつでも簡単に情報を検索・確認することができます。
業務を効率化し、空いた時間で個人事業主・フリーランスの方は新しい仕事・案件探しや別の仕事に取り組むことができるでしょう。さらに、案件探しの時間も短縮させたい場合にはエージェントに登録することがおすすめです。フリーランスエージェントのFLEXYではご登録いただくと専任のコンサルタントが案件探しをサポートさせていただきます。空いた時間で新しい案件を探したいと考えている方は一度FLEXYのサービスをご確認ください。
コスト削減
取引情報を紙の状態で長期間にわたり保管すると、紙代・保管スペース（スペースを借りている場合レンタル代）などのコストがかかります。電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを使い電子保存することで、紙での保管が必要なくなり、「保管スペースの確保」や「印刷代」などのコストを削減することができます。
真実性と可視性の確保
「真実性の確保」と「可視性の確保」は電子帳簿保存法の要件として定められています。
- 真実性の確保：保存したデータの改ざんや削除を防ぐこと
- 可視性の確保：誰もがすぐに該当書類を検索・表示できること
電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを導入することで、この2つの保存要件を満たすことが可能です。不正に情報が改ざんされるなどのリスクを抑えることができ、財務報告の信頼性が強化されます。
メーカーが対応してくれる
法改正がある場合、会計ソフトを導入しているとメーカー側で対応してくれます。電子帳簿保存法は何度も改正されており、改正のたびに自分で対応する場合には対応するための時間を確保する必要があります。会計ソフトの場合はメーカー側で対応をしてくれるため、自分で対応する時間はかかりません。会計ソフトを導入し今後のさらなる法改正へ備えておくとよいでしょう。
会計ソフトを選ぶポイント
会計ソフトを導入を検討する際の選定ポイントを紹介します。
効率化したい業務は何か把握する
会計ソフトは、「請求書の受領」「データ入力」などソフトによって対応できる業務の範囲が異なります。その会計ソフトを導入することによって「どの業務を効率化したいのか」を明確にした上で、その要望が満たせる会計ソフトの導入を検討しましょう。今、目の前の業務を効率化するために会計ソフトの導入を考えるのも大切ですが、数年後を見越して今のうちから効率化しておくべき業務が何か、という観点で導入を検討すると良いでしょう。
必要書類作成が可能か
経理業務を効率化するために仕訳データから決算書や確定申告の書類などを自動作成できる会計ソフトの導入を検討するのも良いでしょう。必要書類を作成する手間・時間が減少します。
電子化したい書類に対応しているか
会計ソフトには、請求書の対応に特化しているものや幅広い帳票類に対応できるものなどさまざまな種類が存在しています。そのため、電子化したい取引情報の書類は何かを明確にし、対応している会計ソフトを選びましょう。
電子帳簿保存法の保存要件を満たしているか確認
電子帳簿保存法には、さまざまな保存要件があります。導入を検討している会計ソフトにその保存要件を満たす機能がどのくらい備わっているのかは重要なポイントです。要件を満たしているか確認するために「JIIMA認証」を取得しているかどうかを確認すると良いでしょう。JIIMA認証とは、ソフトウェアの中でも電子帳簿保存法の要件を満たしている場合に与えられる認証です。現在のJIIMA認証についてはJIIMA公式サイトでご確認ください。
操作は簡単か
会計ソフトを導入する際には操作方法が簡単かどうかも重要な検討ポイントです。操作方法が複雑の場合には運用が上手くいかず、効率化に繋がらない可能性があります。また、従業員のストレス増加に繋がる可能性もあるでしょう。さらに、導入後のサポート体制などに負担を軽減できるサービスがどのくらいあるのかも確認することをおすすめします。
料金プランは適切か
会計ソフトは料金プランがさまざまです。高額なプランを選択し、継続して利用できないということになれば意味がないので、最初の導入費だけではなく維持・管理費にどれくらいの予算が必要かも確認する必要があります。また、財政状況を考え、状況と合わないプランの選択を避けるために、複数のサービスを比較検討してみましょう。
電子帳簿保存法以外に対応必要な法律
2023年10月1日から施行されたインボイス制度にまだ対応されていない方は、電子帳簿保存法と同時進行で対応する必要があります。インボイス制度では、課税事業者が仕入税額控除を適用するために適格請求書（インボイス）が必要です。この適格請求書（インボイス）を電子取引による電子データで交付・受領した場合には電子帳簿保存法に則した方法で保存しなければいけません。そのため、電子取引で電子インボイスを交付・受領・保存する場合には、電子帳簿保存法とインボイス制度の両方の対応をする必要があります。まだインボイス制度や制度に対応した請求書、電子インボイスについてあまり詳しくない方は、一度インボイス制度に対応した請求書の書き方や電子インボイスについて調べてみましょう。
まとめ
本記事では、電子帳簿保存法に対応した個人事業主が活用できる会計ソフトについて紹介しました。個人事業主が電子帳簿保存法に対応している会計ソフトを活用するとメリットが多くあります。電子帳簿保存法への対応を悩んでいる方は、2024年1月からの電子取引データの電子保存義務化に向けて、会計ソフトの導入を考えてみてください。導入を考える場合には、どのような点を見ればいいのか、注意することは何かを予め知っておくことをおすすめします。
