電子帳簿保存法に個人事業主は対応すべき？対応するポイントも紹介
個人事業主の方の中には、電子帳簿保存法についてよくわからないと感じる方もいるのではないでしょうか？電子帳簿保存法では、2023年12月末までは紙での保存が認められていますが、2024年の1月からは電子取引情報のデータ保存が義務化されます。
電子帳簿保存法は個人事業主の方も対象となるため、本記事では個人事業主の方に向け電子帳簿保存法を紹介します。
目次
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、国税関連の書類や帳簿を保存する方法について定めた法律です。一定の要件を満たせば電子データで取引情報を保存することが認められています。
この法律の対象は原則として「すべての法人と個人事業主」となっています。
3つの保存区分
電子帳簿保存法で定められている電子保存の方法は、3種類あります。
電子帳簿等保存
電子帳簿等保存は、帳簿や書類を電子データで作成して、電子データのまま保存する方法です。例えば、会計ソフトで作成した仕訳帳や貸借対照表などが該当します。データで作ったものをデータのまま保存するという方法です。
スキャナ保存
スキャナ保存は、紙で届いた書類をスキャナなどでスキャンしデータ化して保存することです。取引先から紙で届いた請求書や領収書などが該当します。
電子取引
メールでの請求書のやりとりなどクラウド上でやりとりする請求書等の取引関連書類は、電子取引に該当します。自社と取引先のどちらも発行した書類が該当します。
電子帳簿等保存とスキャナ保存でのデータ保存は義務化はされていませんが、電子取引だけはデータ保存が義務化されています。そのため、紙で保存してはいけません。
3種類の対象書類
大きく分類すると電子帳簿保存法の対象書類は以下の3種類です。
- 国税関係の帳簿
- 決算関係書類
- 取引関係書類
国税関係の帳簿は、仕訳帳や総勘定元帳、売掛帳などです。決算関係書類は、貸借対照表や損益計算書など、取引関係書類は、契約書や領収書などとなっています。
2022年1月の法改正
多くの事業者で業務をデジタル化し、紙からの脱却を促進するために、電子帳簿保存法は2022年1月に改正されました。電子保存をする際の要件緩和などペーパーレス化が促進される内容となっています。
事前承認制度を廃止
電子帳簿保存法は従来、電子帳簿等保存やスキャナ保存をする際には事前に税務署長に届出を行い、承認を受ける必要がありました。しかし、2022年1月1日に法改正が行われ手続きが不要になりました。事前申請の必要がなくなるため、電子帳簿等保存やスキャナ保存を取り入れることが容易になっています。電子取引は以前から申請不要です。
タイムスタンプの要件を緩和
書類の真実性を証明し、取引情報の改ざんを防ぐために付与するタイムスタンプの要件を緩和する法改正です。改正前では、タイムスタンプを3営業日以内に付与するなどの要件がありました。
改正後は、「情報の訂正・削除の履歴が残る」か「情報の訂正・削除ができない」クラウドサービス等を利用している場合にタイムスタンプ付与の必要がなくなりました。また、タイムスタンプが付与の期限だった３営業日から付与期間が最長2カ月になり、事業者の負担が軽減されます。
検索要件の緩和
改正では、可視性を確保する検索要件の緩和もされています。改正前は帳簿・書類の種別に応じた「取引年月日」「勘定科目」「取引金額」などが検索要件の項目として定められていました。検索機能も、項目の複数選択ができたり、日付・時間の範囲指定ができる必要があるなどの要件が定められていました。
改正後は、記録項目が「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3点になっています。また、税務職員が記録をダウンロードして閲覧できる状態であれば、複数選択・範囲指定は不要とされています。
電子取引の電子でのデータ保存が義務化
従来は、電子取引記録を電子データで受け取った場合には、印刷して保存することが認められていましたが、電子帳簿保存法の改正後には電子データで受け取ったものは電子のまま保存することが義務となりました。例えば、PDFの請求書をメールで送付されたとして、その請求書を紙に印刷して保存するだけではなく、タイムスタンプ要件や検索要件を満たし、電子データとして保存する必要があります。
電子帳簿保存法の義務化はいつから
電子取引データ保存に関して、「令和4年度税制改正大綱」で2年間の猶予期間が設けられました。この猶予期間の2023年12月31日までは、電子取引の請求書や領収書をプリントアウトして、税務調査等の際に提示または提出ができるようにしていれば紙で保存していても問題はありません。2024年1月1日以降には、電子取引情報をデータ保存することが義務化されます。
個人事業主が電子帳簿保存法に注意すべき点
個人事業主も対象となる電子帳簿保存法の注意すべき点について紹介します。
青色申告での控除額が55万円に
青色申告での特別控除の金額は、2020年分の確定申告から55万円に減額されています。この減額は従来通りの方法で申告する場合です。従来の申告の条件と方法は、
（1）不動産所得または事業所得を生ずべき事業を営んでいること。
（2）これらの所得に係る取引を正規の簿記の原則（一般的には複式簿記）により記帳していること。
（3）（2）の記帳に基づいて作成した貸借対照表および損益計算書を確定申告書に添付し、この控除の適用を受ける金額を記載して、その年の確定申告期限（翌年3月15日）までに当該申告書を提出すること。
引用元：No.2072 青色申告特別控除
こちらの条件と申告方法で青色申告を行うと特別控除の金額は55万円です。この金額を65万円にするためには、e-Taxでの申告か電子帳簿保存が必要です。
最高控除額の65万円を受け取る追加の条件
最大の控除額である65万円の控除を受け取るためには、従来の申告条件と方法に加えていずれかの条件を満たす必要があります。
イ その年分の事業に係る仕訳帳および総勘定元帳について、電子帳簿保存（下記＜参考＞参照）を行っていること。
ロ その年分の所得税の確定申告書、貸借対照表および損益計算書等の提出を、確定申告書の提出期限までにe-Tax（国税電子申告・納税システム）を使用して行うこと。
引用元：No.2072 青色申告特別控除
電子データ化に対応することで65万円の控除を受けることが可能となります。
罰則を受ける可能性
電子帳簿保存法では、電子データ保存の義務に違反した場合の罰則が強化されています。この罰則は、個人事業主の方は青色申告を取り消されるという内容です。もし、取り消された場合には、青色申告特別控除の活用することや純損失の繰り越しや繰り戻しができるという青色申告のメリットがなくなってしまいます。また、メリットがなくなるだけはなく取引先の信頼がなくなってしまう可能性もあり注意が必要でしょう。
電子帳簿保存法への対応について
電子帳簿保存法に対応する際に知っておくべきメリットやデメリット、ポイントを紹介します。
電子帳簿保存法に対応するメリット
電子帳簿保存法に対応する必要性があるのかと疑問に思う方もいるのではないでしょうか、この法律にはデータとして情報を保存することで個人事業主にメリットが生じることもあります。
業務効率化
紙の情報を保存する場合、書類の郵送や書類の整理などに多くの時間がかかります。データ保存に変更すると書類の郵送等にかかっていた時間が不要になります。そのため、紙の情報を保存する場合に必要だった作業時間が減少します。
また、会計ソフトで仕訳業務などを行い、電子データとして保存することで経理業務の効率化に繋げることもできます。
ペーパーレスの促進
ペーパーレスを電子データ化に対応することで促進できます。これまで国税に関連する書類を全て紙で保存管理していた場合には、保存場所の確保や文字が消えてしまう可能性などがありました。また、火事などの災害によって書類が消失するリスクも存在していました。
電子データ化を行いペーパーレスを促進すると消失リスクは軽減し、保存場所の確保をする必要もありません。しかし、データにすることで操作を間違えると必要な情報が消えてしまう可能性が出てきますので、保存方法にはルールを設けておくとよいでしょう。
コスト削減
書類を紙で管理し郵送する場合には送料がかかります。同じ情報をメール等の電子情報として送信する場合、郵送料はかかりません。また、書類発行には用紙代やインク代などのコストがかかっていました。しかし、やり取りを電子データに変えると、これらのコストが大幅に削減することができるでしょう。
電子帳簿保存法に対応するデメリット
電子帳簿保存法に対応する費用を捻出する必要があります。必要な費用としては、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入費や紙ではなく電子データとして保存するためのサーバーやハードディスクの費用です。電子帳簿保存法に対応すると、紙での管理をする際に必要だった費用を削減できるようになりますが、これらのシステム導入などの費用が必要になってくるのでコスト面はメリットとデメリットどちらもあることを認識しておきましょう。
また、今まで紙での作業に慣れている方がいきなり電子データで管理するとなると一からシステムの勉強をする必要や新しくシステムの扱い等のルールを定める必要があり、労力がかかります。
電子帳簿保存法における4つの対応ポイントとは？
実際に対応することを決めてもどのようなことに気をつけて対応していいかわからない個人事業主の方もいらっしゃるのではないでしょうか。電子帳簿保存法に対応するためのポイントを紹介します。
データの保管方法を決める
どのデータが電子保存に該当するのかを把握し、データに合った保管方法を決める必要があります。電子帳簿保存法の要件を満たすにはどのような保管方法が必要なのかを考え準備を進めましょう。準備では、データを改ざんできないようなルール整備やデータのファイル名の見直しを行う必要があります。事前に準備をしておき、データを適切に保管しましょう。
ファイル名を見直す際には注意することもあります。電子データはすぐに検索できるように保存する必要があるため、ファイル名の徹底が必要です。例えば、「日付.取引先名.ファイル内容」などと命名することで検索しやすいでしょう。
データを保管する場所を決める
電子データはいつでもすぐに検索や印刷ができるように、データの保管場所を決め、すぐにデータを取り出せるように整理しておく必要があります。データの保管場所は、クラウドや会計ソフトなどです。
データを保管する場所を決めると同時に、データ破損などのリスクに備えるために、データのバックアップ場所を決めておくとよいでしょう。
会計ソフトを導入する
電子帳簿保存法の電子データ保存の要件を満たすためには、電子帳簿保存法に対応している個人事業主向けの会計ソフトを利用するとよいでしょう。対応している会計ソフトを利用することでタイムスタンプ要件を満たしているかの確認も不要なため、確認業務の効率化を図ることができるでしょう。
業務フローの見直しを行う
業務フローの見直しが必要な場合があるでしょう。これまでデータの保存を全て紙で行っていた場合には、今までと同じフローで業務を行うことができない可能性もあるため、電子帳簿作成のルールやデータ送受信時のルールを定めておくことをおすすめします。特に電子データの受領時、発行時、保管時は見直す必要があるでしょう。領収書などを電子データで受領した場合にはどのように受領し対応するかのルールを定めるなど、必要に応じてルールを定め現在の業務フローを見直すことで業務の効率化をすることができるでしょう。
こうした電子帳簿保存法への対応には時間がかかります。たたでさえ個人事業主の方は、クライアントとのやり取りや仕事探しなども行う必要があるため、少しでも煩雑な業務を軽減したいとお考えの方も多いのではないでしょうか。そのような方はFLEXYサービスを利用するのがおすすめです。
レシートや領収書の対応方法
電子帳簿保存法では電子取引で受領したレシートや領収書を電子保存する必要があります。個人事業主は電子帳簿保存法で対応が必要なレシートや領収書を電子保存する場面が多いため、どのような保存要件があるのかなどしっかりと理解しておく必要があります。
電子帳簿保存法以外に対応する必要があること
個人事業主は電子帳簿保存法以外にも2023年10月1日から開始されるインボイス制度への対応を考える必要があります。インボイス制度に対応しない場合、個人事業主は取引が少なくなってしまうなどの影響を受ける可能性があります。そのため、インボイス制度の対応をやらないとどうなるのか、対応するメリット・デメリットは何か理解を深めて、インボイス制度に対応するか検討する必要があるでしょう。
また、個人事業主は電子帳簿保存法やインボイス制度などの法律以外にも対応すべきことがあります。その対応すべきことは、個人事業主が毎月やることをまとめた記事でご確認ください。
まとめ
本記事では、個人事業主に関連する電子帳簿保存法について紹介しました。個人事業主の方は、電子データの保管場所・方法を取り決めるなど電子帳簿保存法に対応する必要があります。この対応に不正や不備があると青色申告が取り消されるなどのペナルティを受ける可能性があるので注意が必要です。そのため、本記事で電子帳簿保存法についての理解を深めて対応していきましょう。
