個人事業主・フリーランスの請求書の書き方とインボイス制度での変更点とは？
個人事業主（フリーランス）にとって請求書はビジネス上の重要書類の一つで、正確かつ適切なタイミングでの作成が求められます。この記事では、個人事業主が請求書作成に関する基本的な知識から具体的な記載方法、注意点、さらには最新のインボイス制度や電子帳簿保存法への対策についても詳しく解説します。
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目次
請求書とは
請求書の概要
請求書は、提供したサービスや販売した商品の代金を取引先に対して請求するための書類です。主な情報として、請求金額、支払い期限、振込先口座などを記載します。
請求書は、取引完了の証明でもあり、売上の確定や支出の管理に欠かせないものです。また、請求書は他の書類と異なり、支払いの要求を明示的に示す点で重要な役割を果たします。
請求書とその他の書類の違い
請求書の他に個人事業主が取引先とのやり取りで発行する書類は「契約書」「発注書」「納品書」「検収書」などがあります。
以下にそれぞれの違いを整理していますのでご確認ください。
- 契約書：
相手方との契約内容や条件を明確に記載した書類です。商品やサービスの提供に関わる重要な法的な文書となります。 - 発注書:
商品やサービスの発注内容や数量を記載し、相手方に発注を依頼する書類です。 - 納品書:
商品やサービスの提供後、それらの納品を相手方に確認してもらうための書類です。
納品書の書き方や作成メリットについてもあわせて確認しておくと良いでしょう。 - 検収書:
相手方から提供された商品やサービスを受領したことを証明する書類です。
個人事業主が請求書を発行する際に気をつけること
請求書の発行に際して、ビジネスの信頼性や円滑な取引を確保するためにいくつか気をつけるべきことがあります。以下に、請求書の発行に関するマナーとタイミングについて詳しく説明します。
- 丁寧な言葉遣い：
請求書に記載する文章や表現には、敬意と丁寧さを持って記載しましょう。礼儀正しさを感じさせることは、ビジネスパートナーやクライアントとの関係を良好に保つために重要です。 - 品目や金額の詳細記載:
請求書は、明確で詳細な請求内容や支払い明細を記載しましょう。提供したサービスや販売した商品の詳細や数量、金額の内訳など、クライアントが支払い内容を正しく理解できるようにします。 - 発行前チェック:
請求書の発行前に、正確な情報と記載内容を再確認しましょう。間違った金額や記載ミスは信頼性を損なう原因となりますので、慎重にチェックしましょう。 - 即時発行:
クライアントによっては、請求書確認に数日かかる場合もあるため、サービス提供や商品の納品が完了した際にはすぐに請求書を発行しましょう。早く請求書をあげることは相手方にとっても確認時間に余裕が生まれるというメリットがあります。
請求書の書き方と注意点
正確かつわかりやすい請求書を作成するためには、以下の記載項目と注意点に留意する必要があります。
請求書の記載項目
ここでは一般的な請求書の項目例をご紹介します。
- 請求書番号：請求書の管理をしやすくするために記載する番号
- 請求日：請求書を発行した日付
- 宛先:請求書を送付する相手先の会社名を記載
- 発行元：請求書を発行する側の会社名や住所、電話番号等の情報を記載
- 請求金額：請求する金額で、一般的に税込みの合計金額を記載
- 支払い期日：発注や契約の際に決めた支払い期限を記載
- 請求内容：請求に係る商品やサービスの内訳を記載
- 特記事項：補足がある場合に記載
- 振込先情報：振込先口座の情報を記載
国税庁のウェブサイトでも請求書等の記載事項や発行のしかたについて説明していますので気になる方はこちらもご覧ください。
個人事業主が請求書を作成する際の注意点
記載項目の正確性
請求書には、必要な情報を正確に記載することが非常に重要です。以下の項目に特に留意しましょう。
- 請求先情報:
クライアントの企業名、担当者氏名、必要があれば住所や連絡先情報などを正確に記入しましょう。抜け漏れや誤りがないように注意しましょう。 - 請求金額と請求品目詳細:
提供したサービスや販売した商品の名称、数量、単価を正確に記入し、合計金額を計算します。誤った金額や漏れがないようにチェックしましょう。 - 支払い期限と振込先口座情報:
正しい支払い期限と振込先口座情報を明示します。支払い期限が曖昧だったり、振込先口座情報に誤りがあると、支払いの遅延や混乱を招く可能性があります。
レイアウトとデザイン設計
請求書の見た目も重要な要素です。適切なレイアウトとデザインを選ぶことで、プロフェッショナルな印象を与えることができます。以下のポイントに留意しましょう。
- 明瞭なレイアウト:
請求内容や支払い詳細が一目で分かるように、項目ごとに適切なスペースを設けましょう。見やすさを重視し、情報の整理に努めましょう。 - シンプルなデザイン:
過度な飾りや複雑なデザインは避け、シンプルで読みやすいデザインを選びましょう。そうすることでプロフェッショナルなイメージを持ってもらえやすくなります。 - ロゴやブランドアイコン表示:
会社名や個人事業主の名前、ロゴなどのブランドアイコンを請求書に表示することで、ブランドの統一感を出すことができます。
紙の請求書より電子請求書を採用するべき？
紙の請求書と電子請求書のどちらを採用するかは、個人事業主の状況や取引先との契約内容によって異なりますが、近年ではコスト削減や管理のしやすさから電子請求書でのやり取りが増えています。以下で電子請求書と紙面請求書の比較をまとめていますので、どちらを採用するかの参考にしてみてください。
なお、2024年1月から電子帳簿保存法の電子保存が義務化され、電子データとして受領した請求書は紙への出力・保存ができなくなりますので注意しましょう。
その他にも、個人事業主には電子帳簿保存法に準じたレシートや領収書保管が求められますのであわせて確認しておくと良いでしょう。
2023年10月からのインボイス制度への対応について
2023年（令和5年）10月1日から消費税の仕入税額控除の方式として適格請求書保存方式、通称インボイス制度が開始されます。軽減税率を適切に管理するために必要な制度であり、海外では既に多くの国で導入が行われています。
請求書の追加記載項目について
インボイス制度が導入されることで、従来の請求書に加えて新たに記載が必要な項目が3つ追加されます。
- ①適格請求書発行事業者の氏名または名称並びに登録番号
- ④税率ごとに分けた、商品の税抜価格または税込価格の合計および適用税率
- ⑤税率ごとに分けた消費税額
インボイス制度に対応した請求書発行を行うには、まず適格請求書発行事業者として事前登録が必要です。事前登録を含めた詳しいインボイス制度の内容についてはインボイス制度への対策！フリーランスが取るべき対策を紹介の記事で紹介していますのでこちらも参考にしてみてください。
また、インボイス制度に対応するかどうか悩んでいる方は、インボイス制度の対応をやらないとどうなる？対応方法を紹介の記事で、インボイス制度に対応する際のメリット・デメリットを紹介していますので、インボイス制度に対応するかどうか検討する際にご覧ください。
源泉徴収税額の記載は必要か？
これまで請求書に源泉徴収額を記載することは義務付けられておりませんでしたが、インボイス制度適用後も変更はありません。
ただし取引先が法人である場合、法人側は源泉徴収義務が発生し源泉徴収税額を計算する必要があります。取引先のへの配慮という観点では、請求書に源泉徴収税額を記載しておくと親切です。
また個人事業主やフリーランスが源泉徴収義務者の立場になることもありますので、詳しくはフリーランスの源泉徴収や計算方法についてまとめた記事をご覧ください。
請求書の控えの保存が義務化される？
源泉徴収の記載ルールに変更がない一方で、請求書の控えの作成についてはインボイス制度導入によりルールが変更されます。これまでは請求書の控えの作成義務はなく、作成した場合に限り個人事業主は原則5年間の保存が必要でした。
しかしインボイス制度導入により、任意だった控えの作成が義務化され、かつ5年ではなく7年間の保存が必要となります。請求書原本自体も7年間保存しなければならないので、今後請求書については控えもあわせて7年間保存すると覚えておきましょう。
まとめ
個人事業主にとって、請求書の作成はビジネスを行う上で重要な作業の一つです。この記事では、請求書の基本的な概念から具体的な作成方法、注意点、さらには最新のインボイス制度への対応について解説しました。適切な請求書の作成と管理を通じて、個人事業主はビジネスの円滑な運営とキャッシュフローの改善を実現することができます。ぜひ、これらの情報を参考にして、効果的な請求書作成に取り組んでください。
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