フリーランスの経費｜イヤホンなど経費にできるかの判断基準や注意点を紹介
フリーランスになると会計処理で悩みのひとつとなるのが、経費（必要経費）についてです。たとえ会計の知識があっても、何にかかった費用が必要経費になるのか迷うのではないでしょうか。必要経費を計上しすぎて「脱税」と思われ、税務署から指摘を受けてしまうのでは……と思うと少し怖く感じるかもしれません。
しかし、必要経費の計上は堂々と行ってよいものであり、基本と注意事項をしっかり覚えておけば徐々に慣れていくはずです。
フリーランスが知っておきたい、必要経費についての基本をご紹介します。
目次
必要経費とは
必要経費とは、事業を行う上で発生した諸費用のことです。例えば、納品物を作成する際に使用するPCなどの器具備品等です。
具体的に何が必要経費になるかは誰しも疑問に思うところですが、経費であるもの・ないものが法律で厳密に決められているわけではありません。基本的には、「事業に関係した経費であること」を説明できれば、何でも必要経費として計上できます。逆に、事業に関係していない個人的な支出は、必要経費にできません。
出典：やさしい必要経費の知識,フリーランスにおける経費とは？経費にできる・できないの境目や注意点について解説
必要経費を計上する理由は？
会計処理で必要経費を計上する理由は、所得税の節税や還付金を受け取るためです。
節税が可能
例年2月半ば～3月半ばに行われるフリーランスや副業の方の確定申告では、所得税及び復興特別所得税の納付額を確定させることになります。課題対象の所得額を決める際には、まず収入から経費を差し引き、所得額を求めます。その後、所得額から控除額を差し引き、課税所得を求めます。
そのため、税金は所得金額によって決まり、経費や控除額が大きいほど納める必要がある税金の額も少ないです。
ただし、経費を無計画にどんどん使えばよいというものではありません。フリーランスや副業の方達は、正確な会計と節税のために、法律で認められている必要経費の計上を漏れなく行うことが肝要と考えておきたいところです。
出典：フリーランスにおける経費とは？経費にできる・できないの境目や注意点について解説
還付金を受け取れる可能性がある
報酬を受け取る際に所得税を源泉徴収される案件もあります。フリーランスの源泉徴収は報酬に対する所得税をあらかじめ徴収する制度です。この際に実際に支払う税金よりも多く支払っている場合があります。
そのため、経費を計上し、税金額を減らしておくことで、支払いすぎた税金との差額が大きくなり還付金を多く受けられます。
出典：フリーランスにおける経費とは？経費にできる・できないの境目や注意点について解説
フリーランスのエンジニア・デザイナーが必要経費にできるもの
具体的に、フリーランスのエンジニアやデザイナーはどのようなものを必要経費として計上しているのでしょうか。必要経費となり得るものの例をご紹介します。
PC、スマートフォン、ソフトウェア代、プリンター、ヘッドフォンやイヤホンなどの周辺機器
開発やデザインのためのPCやプリンターなどの機器に加え、ソフトウェア代やスマートフォン代も必要経費として計上できます。ソフトウェアは開発ツールやデザインソフトからチャットツール、オンライン会議ツールと幅広く対象となります。スマートフォン代は、実機確認やクライアントとのやり取りに使うなど仕事用として利用していれば請求可能です。
机や椅子、照明など
仕事場で使う机や椅子、照明なども必要経費となります。また電気代やガス代、水道代も同様です。
書籍や資料
開発やデザインのスキル向上のために必要な書籍も必要経費で計上可能です。書籍だけでなく、例えばデザイナーなら映画や動画も資料となり得るので、これらの費用も計上できます。
勉強会・技術フォーラムへの参加費
スキル向上のために勉強会や技術フォーラムへ参加する場合、その参加費も必要経費とすることが可能です。
文房具や切手代
ペンや封筒、請求書や挨拶状を送付する切手など、事務用品はエンジニアやデザイナーに限らず必要経費になります。
交通費
クライアント先に常駐や出張する際の電車代やバス代は、自己負担であれば必要経費にできます。
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必要経費の計上には領収書・レシートもしくは出金伝票が必要
必要経費であることを証明するには、領収書やレシートが必要となります。必要経費として計上するならWeb明細も含め、領収書やレシートを必ず保管するようにしましょう。領収書やレシートに決まった形式はありませんが、基本的には下記が記載されています。
- 日付
- 支払った人の名前
- 金額
- 但し書き（例：「〇〇代として」）
- 支払いを受けた人の名前、会社、住所
領収書やレシートがない場合は、自分で出金伝票を作成する方法もあります。その際は出金伝票を補足する目的で、振込証明書や納品書など、内容や日付がわかる他の資料も添付しておけるとベターです。
領収書やレシート、出金伝票は確定申告時に提出する必要はありません。ただしそれらの保管は必要で、保管期間は原則7年となります。
出典：帳簿書類等の保存期間
領収書の保存方法
領収書は一定期間の保存が必要です。ここではその領収書の保存方法について紹介します。
紙で保存
紙で領収書を保存する場合、日付、支払い先、金額の記載があるレシートも領収書の代わりになります。また、インターネットで購入した場合は領収書がない場合もあり、その場合はクレジットカード会社が発行する利用明細書を領収書の代わりにできます。
クラウド上で保存
クラウドで領収書を保存する方法もあります。クラウドの会計ソフトを使えば、レシートや領収書を読み込みデジタルデータとして保存が可能です。
また、電子帳簿保存法によって2024年1月から電子取引のデータは、電子データとして保存することが義務化されています。そのため、会計ソフトの導入を考えている場合、電子帳簿保存法に対応したフリーランスや個人事業主向けの会計ソフトの導入を検討することがおすすめです。
フリーランスがよく使う勘定科目の例
会計処理において必要経費の計上によく使う勘定科目の例をご紹介します。
| 勘定科目 | 説明 |
|---|---|
| 消耗品費 | 文房具やマスクなどの消耗品（10万円未満、もしくは法定耐用年数が1年未満のもの） |
| 通信費 | インターネット代や切手代など |
| 旅費交通費 | 電車・バス代、出張旅費など |
| 広告宣伝費 | 広告に使った印刷物の費用や広告用サイトのサーバー代など |
| 接待交際費 | カフェなどでの飲食代、香典など、クライアントとの付き合い全般 |
| 修繕費 | 固定資産の修復に使った代金 |
| 水道光熱費 | 水道代、電気代、ガス代 |
| 地代家賃 | 家賃など作業場所の代金です |
| 損害保険料 | オフィスの火災保険料や自動車の自動車保険料など |
| 減価償却費 | 車など高額で長期にわたって使用できるものは、「減価償却」として数年にわたって計上 |
※水道光熱費、地代家賃、損害保険料は確定申告の際に「家事按分」を行う必要あり
必要経費にできないものは？
一方で必要経費にできないものもあります。例えば「生計を一にする配偶者その他の親族」、すなわち一緒に暮らしている家族に対して発生した地代家賃や給与（青色事業専従者以外）については、必要経費にできません。ただし給与については、青色申告で確定申告を行う場合に青色事業専従者として事前に税務署に届けているのであれば、必要経費として計上できます。
その他、事業主自身への税金や罰金など、事業と無関係の費用は必要経費として計上できません。
経費にできるかどうかの判断基準
国税庁では、事業所得、不動産所得および雑所得の金額を計算する上で、必要経費に算入できる金額は、次の金額です。
1.総収入金額に対応する売上原価その他その総収入金額を得るために直接要した費用の額
2.その年に生じた販売費、一般管理費その他業務上の費用の額
このように経費を定義しています。経費計上できるかどうか一般的な判断基準を解説します。
出典：やさしい必要経費の知識,【最新】個人事業主が経費にできるものとは？経費にできる・できないものの判断基準や具体例を解説
事業との関連性を主張できること
事業と関連する経費であるかの証明を税務署からを求められることがあります。その際に、証明できることが、経費計上できるかの判断基準のひとつです。 領収書を保管する際に、何のための支出かなどの理由を書き添えておくなど、支出を経費とする理由や必要性をまとめておくことが重要です。
出典：【最新】個人事業主が経費にできるものとは？経費にできる・できないものの判断基準や具体例を解説
経費として常識の範囲内の金額であること
事業に関わる支出であれば上限なく経費として計上できます。しかし、出費の額が大きすぎるなどの場合は、税務署から指摘を受ける可能性があります。
例えば、年間の売上が600万円の個人事業主が、営業のために必要な10万円程度のスーツを消耗品として1年間に1〜2回程度出費した場合、経費として常識の範囲内の金額とみなされる可能性が高いです。
しかし、同じ売上の個人事業主が毎月同じ額を出費していたら、不自然な出費とみなされて指摘される可能性があります。
出典：【最新】個人事業主が経費にできるものとは？経費にできる・できないものの判断基準や具体例を解説
自身への出費ではないこと
事業と全く関係ない個人の出費は経費計上できません。私的に購入した本やCD等や個人的な飲食費等などです。プライベートで行った取引先との飲食も計上することはできません。
出典：【最新】個人事業主が経費にできるものとは？経費にできる・できないものの判断基準や具体例を解説
以上のように経費に計上できるかどうかの基準をご紹介しました。どのような場合でも、個人的な出費ではなく、事業に関連する出費、事実を明確に証明する必要があります。
必要経費を計上する際の注意
必要経費の計上に関して、注意したいこともあります。
経費の金額が高くなりすぎないようにする
収入に対して経費の金額があまりに高くなりすぎないように注意が必要です。接待交際費が高すぎるなどの場合は不自然な会計とみなされ、税務署にチェックされる可能性があります。具体的にどのくらいであれば危険かという金額の目安はありませんし、事業に関係する出費であれば当然問題はないのですが、経費の計上は常識の範囲内で行いたいところです。
会計処理をため込まないようにする
必要経費は確定申告で金額が確定するため、遅くても確定申告期間内に計上すれば間に合います。ただ未処理の必要経費をため込むと、いつの何の費用だったのかわかりにくくなり、後で会計処理を行うのが大変です。また発生の都度計上するのが会計の基本でもあります。売掛金など他の会計処理と同じようにこまめに計上しましょう。
虚偽の申告は絶対にNG
他人の請求書を使って自分の必要経費として計上するといったような、虚偽の申告は脱税行為となってしまいます。言うまでもないことですが、虚偽の申告はしないようにしましょう。
経費適用は業務上利用したものだけ
経費は何にでも適用されるわけではなく、生活用品等の業務に関係がないものに対して経費は適用されません。
7年間領収書は保存する必要がある
確定申告では、経費として取り扱った領収書の提出は必要ありませんが、一定年数は保存する必要があります。
青色申告の場合は、基本的には帳簿、領収書ともに7年間の保存が必要です。（保存期間は領収書の発行日ではなく、確定申告の期限日が起算日となる）
経費を不正に増やした場合、脱税となる
自身のプライベートのものまで経費に計上した場合には、脱税とみなされます。脱税とみなされた分は、追徴課税が課せられるだけではなく、加算税や延滞税が課せられる可能性や刑事罰を受ける可能性もあります。
出典：フリーランスにおける経費とは？経費にできる・できないの境目や注意点について解説
証明書が必要
経費計上を行う場合、領収書やレシートなどの証明書類が重要です。領収書がない場合は、相手先・支出内容・金額・日付などを出金伝票に記入し保存しておきましょう。領収書以外では、請求書や納品書、支払い通知書などが証明書類として扱える場合もあります。
たくさんの注意点がある経費計上の対応には時間がかかります。フリーランスの方は経費計上などの手続き以外にも報酬を増やしたい、追加で案件を受けたいなどの理由によって案件探しをされると思います。FLEXYに登録していただくと、担当者が案件探しをサポートできますので時間を有効活用できます。ぜひFLEXYサービスの内容を確認し、登録をご検討ください。
フリーランスの確定申告
フリーランスとして働いている場合、確定申告は必要なのでしょうか。フリーランスとして確定申告が必要なケース、確定申告の方法を紹介します。
確定申告が必要な場合
フリーランスは1年間の所得が48万円を超えている場合、確定申告が必要です。
確定申告で所得税額の計算をする際に適用される控除に基礎控除があります。この控除額は、所得額により変動しますが、所得額が2,400万円以下であれば48万円が控除されます。所得が48万円以下の場合は基礎控除により課税所得が0になるため、所得税が発生せず、確定申告が不要です。
所得が48万円を超えており、確定申告が必要な方は、フリーランスの確定申告について早めに調べておき、期限に余裕を持って対応を始めましょう。
青色申告と白色申告の違い
確定申告の方法には青色申告と白色申告があり、フリーランスは基本的にどちらかを選んで確定申告を行います。ここでは2つの方法の主な違いを紹介します。
事前の届出
白色申告に申請は不要ですが、青色申告には届出が必要です。青色申告事業者になるためには、税務署に青色申告を開始したい年の3月15日までに「所得税の青色申告承認申請書」を提出する必要があります。
また、事業を開始した年に青色申告する場合は、開業から2か月以内に申請書を提出する必要があります。提出期限が過ぎて青色申告ができないなどのトラブルを防ぐためにも、開業届と所得税の承認申請書は一緒に提出することがおすすめです。
記帳方法
青色申告は複式簿記での記帳が基本ですが、白色申告では簡易簿記での記帳が認められています。
提出書類
フリーランスが確定申告をする際、確定申告書以外にも青色申告の人は青色申告決算書、白色申告の人は収支内訳書を添付する必要があります。
利用できる制度
青色申告では、節税に繋がる青色申告特別控除や青色事業専従者給与などの制度が利用できます。白色申告では、節税効果が期待できる制度は限定的です。
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フリーランスの経費に関するFAQ
フリーランスの経費に関するよくある質問とその回答をご紹介します。
Q:フリーランスが経費として計上できるものはなんですか？
A:フリーランスが経費として計上できるものには、クライアントとのやり取りに使うためのスマートフォンなどの周辺機器やクライアント先に移動するための交通費などがあります。詳細を知りたい方は、こちらをご覧ください。
Q:経費にできないものは？
A:配偶者やその他親族に対しての給与（青色事業専従者以外）は経費にできません。また、事業と無関係の費用は経費として計上できません。どのような項目が経費として計上できるかはこちらをご覧ください。
Q:経費を計上する際に注意することは？
A:経費を計上する際に注意したいこととしては、金額が高くなりすぎないように注意することや経費に計上できるものは業務上利用したものだけということです。その他気を付けるポイントはこちらをご覧ください。
まとめ
フリーランスで発生する必要経費についてご紹介しました。ご自分の会計処理に照らし合わせると、必要経費として計上できるものは、予想以上にあったのではないでしょうか。法律で認められているものなので、業務上必要だった費用は漏れなく計上したいところです。ただし万が一、税務署から指摘が入ったとしてもしっかり説明できるよう、必要経費とした根拠を明確にしておきましょう。
経費計上によって節税できる方法をご紹介しましたが、フリーランスと個人事業主の違いを説明している記事でも年金対策などさまざまな節税方法について紹介しています。
