PMOとは？仕事内容や役割、メリット、向いている人について解説
ビジネスにおいてプロジェクトを適切に立ち上げ、効率的に管理、運営していくためには、さまざまな実務が必要になります。そうした実務を、PMを補佐する形で行うのがPMOについて、仕事内容やPMとの違い、必要なスキルについて詳しく解説します。今後のキャリアを検討される方は、ぜひご覧ください。
目次
PMOとは？
PMOは「Project Management Office」の略称です。企業内で実施されるプロジェクトを円滑に進めるため、統括する部門や部署、体制を指します。
PMOは、プロジェクトごとに設置されることもあれば、企業内の一部門として設置されることもあります。特に大規模のプロジェクトの場合は、PM（プロジェクトマネージャー）だけでは業務を管理しきれないため、プロジェクト内にPMOを設置するケースもあるでしょう。
また、組織の中に専任部署として設けられる場合もあれば、外部に委託する場合もあります。コンサル業界で使われる場合には、PMOコンサルなどと呼ばれることがあります。
PMOを設置する目的として挙げられるのは、プロジェクトの品質向上やコスト削減、業務効率化などです。PMOは、それらの目的のために全体のスケジュール管理やリスク管理、メンバー育成、コミュニケーションの円滑化などの業務を担います。
PMとの違い
PMOとPMは、プロジェクトをスムーズに進行させて成功に導くという目標をもつ点では同じですが、求められるスキルが異なります。
一般的に、PMはプロジェクトの責任者であり、プロジェクト進行にあたって意思決定するのが役割です。一方、PMOに意思決定の権限はありません。PMOは、PMが意思決定を下しつつ円滑にプロジェクトを進められるようにサポートする部門や体制です。
PMOは、従来はPMが一人で担当していた他部門を横断する連携や調整などをサポートします。PMがプロジェクトのために活動する役割であるのに対し、PMOはプロジェクトのマネジメントのために活動する点が、両者の違いです。
PMOとPMの違いをより詳しく知りたい方には「PMOとPMの違いは？業務内容やスキル、資格の違いを徹底紹介」の記事を参考にしてください。
PMOの必要性
PMOの必要性は、PMの業務をサポートしてプロジェクトのクオリティ向上や一定のクオリティ担保に寄与する点にあります。
PMの仕事内容は多岐にわたるため、業務過多になりがちです。例えば、PMはプロジェクトの計画段階から携わるだけでなく、スムーズにプロジェクトを管理して進行し、完了後の評価と改善まで行う必要があります。
しかも、プロジェクトに関わる人数が100人以上になることもあります。大勢をPMが一人で管理するのは困難です。最悪の場合、業務がPMのキャパシティを超え、プロジェクトが中断することもあります。
このように、負荷の多いPMの業務をサポートすることが、PMO設置の狙いです。PMOを設置してPMの業務をサポートすれば企業内のプロジェクト成功率が高まり、企業全体の価値の最大化につながります。
【職種別】PMOの役割について
PMOの担うべき役割や役職は、企業の文化や環境、組織、プロジェクト現場などによってさまざまです。また、企業や現場によって役職ごとに担当者が配置されることもあれば、一人ですべての役職を兼務することもあります。
一般的には、PMOの役職は以下の3つに分けられます。
PMOマネージャー
PMOもまた組織の中の一部門であるため、その部門を管理するマネージャーが必要です。PMOマネージャーは、PMO部門のリーダーとしてプロジェクトの管理全般を行います。ひとつのプロジェクトだけでなく、複数のプロジェクトを担当することもある役職です。
具体的な業務としては、計画の策定やメンバーの割り当て、予算管理、環境の管理、メンバーの教育などを担当します。さらに、ITプロジェクトマネージャーの立場から戦略策定や予算・人員管理なども行います。
PMOマネージャーは、PMと経営層の間で仲立ちすることも多い役職です。そのため、豊富なスキルやキャリアをもつ人材が求められます。
PMOエキスパート
多くのプロジェクトが動いている企業では、PMの資質によって進捗具合や成果に差が出ることがよくあります。そこで、各プロジェクトの標準化を目指すのが、PMOエキスパートの役割です。
PMOエキスパートはプロジェクトの品質管理を担当し、環境整備やルール策定、業務の改善などを行います。具体的な仕事内容は、プロセスの文書化や可視化といったプロセス分析のほか、パフォーマンス情報の収集や定着化、可視化といった情報分析、ツールの教育や定着化といったツール分析などです。また、場合によっては社内教育や人材開発などを担当することもあります。
PMOエキスパートは、PMO部門そのものを改善する作業以外にも幅広い業務を担当しなければなりません。そのため、実務経験の豊富な人材が求められます。
PMOアドミニストレータ
プロジェクトにおけるマネジメント業務や社内プロセスでは、さまざまな事務作業が発生します。そこで、実務においてPMを補佐する役職が、PMOアドミニストレータです。PMO事務と呼ばれることもあります。一般的にPMOとしてのキャリアは、まずPMOアドミニストレータから始まります。
具体的な仕事内容は、資料作成や進行管理、ミーティングの管理、経費精算、会議体コーディネーションなどです。また、PMや各メンバーなどから日々更新されてくる情報を収集し、それらを共有・管理する業務も行いますん。
PMOを導入するメリット
ここからは、企業内やプロジェクト内にPMO部門を設置するメリットを詳しく解説します。
プロジェクトを実施する現場の負担軽減につながる
PMOを導入するメリットの1つは、PMの負担軽減です。どれだけ優秀な人材であったとしても、仕事に忙殺されればパフォーマンスは低下します。
しかし、PMが従来管理すべきだった細かな業務をPMOに任せれば、PMはその分のリソースを意思決定など、より優先度の高い仕事に向けられるようになります。
PMOの導入で現場のメンバーの負担も軽減されやすいです。重要な意思決定をすべきPMが仕事に追われている状況では、そのしわ寄せは現場のメンバーへ向きます。PMOがPMをサポートして負担を減らすことで、各メンバーが自身の役割をスムーズに果たせるようになります。
また、PMOがPMの仕事の状況をしっかりと把握することで、PMの組織移動や退職などに伴うプロジェクトへの影響を最小限にとどめられる点もメリットです。PMが離職しても、ノウハウがPMOに残ってチーム運営を立て直しやすくなります。
横断的に管理するため個々の事情に左右されなくなる
独立した部門であるPMOを導入すると、少し離れた第三者的な視点でチームを観察し、各部門や各企業間を横断して管理できます。
プロジェクトを企業内で部門をまたいで動かしたり、複数の取引先間で協業したりする場合、各部門・企業の独自の文化や方針にプロジェクトが左右される可能性があります。
しかし、PMOを設ければ、個々の事情に影響されずにプロジェクトを進められます。
プロジェクトに関する意思決定の精度・スピードが向上する
意思決定に必要な予算やメンバー、関係部門との連携などの情報をPMOが管理・処理することで、プロジェクトの進行に関わる意思決定の精度・スピードが向上します。
PMが一人でやろうとすれば、情報の整理や分析に手間がかかり、意思決定までが遅くなります。しかし、これらをPMOが担うことで、PMは意思決定のみに自身のリソースを集中できます。
また、プロジェクト内で複数の業務が同時進行している場合、メンバー間でどの業務がどの程度進行しているのか把握しづらいです。PMOを設置すれば、混乱を予防できます。
PMOがしっかりとメンバー間の役割分担やスケジュール管理を担当することで、PMのリソースを優先事項に集中させ、プロジェクトを効率的に進められます。
PMO導入によって起こり得るデメリット
PMOの導入の際には、以下のようなポイントに注意することが大切です。
PMOとプロジェクトメンバー間で摩擦が生じる可能性がある
PMOを設置する目的は、プロジェクトの進行をスムーズにすることです。しかし、プロジェクトに関わるメンバーが増えることで、チーム内のコミュニケーションが複雑になるうケースもあります。
特に、PMOからの指示とPMからの指示の間に齟齬がある場合や、PMOとPMの間で意見が対立している場合などは、メンバーを混乱させてしまいます。
こうした事態を回避するため、PMが一人でマネジメントできるプロジェクトの場合には、PMOを設置しないのもひとつの方法です。またPMOは、自身の存在がプロジェクト内におけるコミュニケーションの障壁とならないよう、PMやプロジェクト内のメンバーと良好な関係を保つことが大切です。
PMOとPMの立場が逆転する可能性がある
PMがPMOに過度に依存することで問題が生じる可能性もあります。PMが業務過多になればパフォーマンスが低下するように、PMOもまた業務過多になればパフォーマンスが低下するからです。
何でもPMOに任せてしまうと、PMOが本来果たすべき役割を果たせなくなる恐れがあります。そのため、あらかじめ業務の線引きを明確にしておくことが大切です。
また、PMがPMOに過度に依存することは、PMの存在意義の希薄化にもつながります。最悪の場合、PMが機能せずに立場が逆転することも考えられるでしょう。特に、外部のPMOをプロジェクト内に招き入れた場合は注意が必要です。最終的なジャッジはPMが実施することを明文化しておくと安心でしょう。
費用対効果が低い場合がある
PMOは専門家集団のため、外部のPMOを導入するにはコストがかかります。社内で人材を用意した場合でも、維持費が必要です。しかし、PMOの設置でプロジェクトへポジティブな影響が出るとは限らず、かえって費用対効果が低くなる可能性もあります。そのため、PMOを設置した場合は効果をしっかり評価することが大切です。
PMOに向いている人の特徴
ここからは、どのような人がPMOに向いているのか解説します。
調整・交渉が苦にならない人
プロジェクト内の各メンバーには、それぞれ意見や主張があります。とりわけ他社や他部門の人と協業する場合には、異なる文化や考え方から生じる意見や主張の違いをまとめる必要があります。
PMOはプロジェクトが円滑に進むよう、そうしたメンバー間の調整・交渉業務を担当する仕事です。各メンバーの意見や主張をバランスよく採用するなど、調整・交渉作業が苦痛にならない方がPMOに向いています。
また、業務を円滑に行うためには、幅広い知見が必要です。さらに、高いコミュニケーション力もあるのが望ましいでしょう。
サポート・後方支援が得意な人
PMOはプロジェクトにおいて、あくまでも縁の下の力持ち的存在です。資料作成やデータ集計、進行管理といったPMOの仕事が目立ちにくく、仕事の功績も外部からは評価されづらい面があります。
プロジェクトにおける意思決定や全体の統括といった目立つ業務は、PMOではなくPMの役割です。そのため、黒子となって全体の成功のために支援するのが得意ながは、PMOに向いています。 他方、目立ちたい方、コツコツやる業務が苦手な方はPMOには不向きです。
臨機応変に対応できる人
プロジェクトでは、急な変更やトラブルがしばしば起こります。どれだけ事前に緻密な計画を立てても、その通りに進むとは限りません。トラブルの際には、障害となっている要因を素早く見極め、解決策を講じることが大切です。したがって、イレギュラーの発生にも動じず臨機応変に対応できる方は、PMOに適性があります。
加えて、問題を解決するためには忍耐力が必要です。プロジェクトが予定通りに進まなくても投げ出せません。困難を目の前にしても諦めずに向かい合える方は、PMOに向いています。
PMOを目指す人材に求められるスキル
PMOを目指す人材に必要なのは、以下のようなスキルです。
コミュニケーション能力
PMOは管理しているプロジェクトが円滑に進むよう、部門間の調整などを行います。取引先やクライアントなど、社外の人物と接触する機会も多くあります。プロジェクトの進捗や課題抽出のためには、さまざまなコミュニケーションが必要です。
PMOには、メンバーとの間で軋轢を生まずにプロジェクトを進める能力が求められます。特に、PMとの間に良好な関係を築くことが大切です。相手の立場に寄り沿ったコミュニケーションを取らなければなりません。
管理能力
PMOはプロジェクトを計画から実行、監視、コントロール、終結まで導く仕事です。プロジェクトを俯瞰的な視点から評価・管理しなければなりません。
その際、さまざまなトラブルへの対処も必要になります。そのため、PMOにはPMと同じくプロジェクトマネジメントスキルが求められます。コミュニケーションスキルのほか、ディレクションスキルや経営に関する知識などが必要です。
また、PMO人材には豊富な実務経験があるとなおよいです。例えば、PMとしてさまざまなプロジェクトに関わった経験がある方は、現場でどのようなトラブルが起きやすいかを熟知しています。該当する方は、PMOとしても頼られる存在になるでしょう。
IT全般の知識・理解力
PMOはプロジェクトの進捗、リスク、予算などを管理する際、さまざまな管理ツールを使用します。そのため、プロジェクト内で活用するITツールに関する知識が不可欠です。それらを使いこなせなければ、役割ごとに適した人材をアサインできず、プロジェクトの進行が滞る可能性があります。
また、PMOは開発メンバーの管理やタスク振り分けを行うため、自社で開発するシステム自体への知識・理解も欠かせません。PMO自身が直接手を動かして開発することはまれですが、最低限の理解は必要です。
PMOを目指す上で持っておきたい資格
最後に、PMOがもっておきたい資格をいくつか紹介します。
PMOスペシャリスト認定資格
PMOスペシャリスト認定資格は、日本のPMOの資格の中で最も権威があるとされている資格です。一般社団法人 日本PMO協会が認定しています。シングルスター（★）からトリプルスター（★★★）まで、3段階あるステップアップ資格です。シングルスターを受験するためには、すでにPMO関連の資格を取得しているなどの条件を満たしていなければなりません。
出典：PMOスペシャリスト™認定資格シリーズ
（NPMO認定PMO-S™シリーズ）｜一般社団法人日本PMO協会
PJM-A（プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格）
PJM-A（プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格）の試験は、日本PMO協会が主催しています。試験内容は、プロジェクトの現場において必要となる基本的な知識と技術です。そのため、新人PMOが最初に取得すべき登竜門的な資格とされています。指定の教材で学習を修了していれば、誰でも受験できます。
出典：プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格｜一般社団法人日本PMO協会
プロジェクトマネージャ試験
独立行政法人 情報処理推進機構（IPA）が実施している国家資格です。プロジェクトの主導的役割を担えるかの知識やスキルが問われます。情報処理技術者試験制度では最高位のレベル4に位置し、難易度が高いことでも知られています。
P2M資格
特定非営利活動法人である日本プロジェクトマネジメント協会（PMAJ）が主催している資格です。P2Mとは「Project & Program Management」の略称で、プロジェクトマネジメントとプログラムマネジメントに関する問題が出題されます。学生から受験できる開かれた資格で、5年ごとに更新されます。
出典：P2M資格制度について｜特定非営利活動法人日本プロジェクトマネジメント協会
PMP（Project Management Professional）
PMPとは「Project Management Professional」の略称で、アメリカに本部を置くPMI（Project Management Institute）が主催する国際資格です。プロジェクトマネジメントの概念や用語などを体系化した、PMBOK（Project Management Body of Knowledge）に基づく試験が出題されます。受験するためには、プロジェクトマネジメントの実務経験が必要です。
まとめ
PMOは、縁の下の力持ち的存在としてプロジェクト成功を支えるポジションです。PMO人材には、高いコミュニケーション力やマネジメント力が必要になります。PMOとしてのスキルを認定する資格もあるので、キャリアアップを目指す方は資格取得を目指してみましょう。
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