PMOとPMの違いは？業務内容やスキル、資格の違いを徹底紹介
PMOとPMの役割は似ているようで実際には大きく異なります。プロジェクト管理の仕事に就きたい方にとって、これらの仕事の違いを正しく理解することは非常に重要です。そこで、PMOとPMの立ち位置や業務内容、求められるスキル、役立つ資格の違いなどについて詳しく解説します。マーケティング系職種でのキャリアアップを目指す方は、ぜひ参考にしてください。
目次
PMOとPMの立ち位置の違い
PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）とPM（プロジェクトマネージャー）の役割や立場には、一概に上下関係をつけることが難しい面があります。そこで、以下ではPMとPMOのそれぞれの立ち位置や関係性についてわかりやすく解説します。
PMOの立ち位置
PMOとは、組織全体のプロジェクト管理を統括する部門または役割です。PMOは各プロジェクトが成功を収められるように、PMへ必要なツール、テンプレート、ベストプラクティスを提供してサポートします。組織構造としてみると、PMOが複数のプロジェクトを俯瞰し、各PMを統括・補佐する形です。
ただし、個々のプロジェクト内にPMOが配置される場合、あくまでプロジェクトの主導権はPMにあり、PMOはその下もしくは横に就いて支援する役割を果たします。このように、PMOは組織全体の視点から管理・支援を行うことで、プロジェクトの効率性と組織としての一貫性を高めます。
PMの立ち位置
PMは、個々のプロジェクトのトップに立つ総責任者です。PMは担当するプロジェクトの目標を設定し、スケジュールや予算を管理し、プロジェクトチームを指揮します。
PMOは複数のプロジェクトの状況を一歩離れた俯瞰的な立場から管理・監督しますが、PMは特定のプロジェクトの渦中に入って、成功に向けた各種の意思決定や管理を行う形です。PMの役割は、プロジェクトを主導して実際に成果を出すことにフォーカスしており、現場で優れたリーダーシップを示すことが求められます。
PMOとPMの業務内容の違い
プロジェクト管理において、PMOとPMはそれぞれ異なる業務担当者です。PMOは主にプロジェクト全体の支援や管理業務を担当し、PMは特定のプロジェクトの運営に集中します。ここでは、PMOとPMの具体的な業務内容の違いについて詳しく解説します。
PMOの主な業務内容
PMOの業務内容は以下の3つです。
PMの業務サポート
PMOの主要な役割のひとつに、PMの業務サポートがあります。具体的には、プロジェクトに関連する書類作成、データ収集、会議の調整などの事務作業を代行し、PMが戦略的な意思決定に集中できるようにするのがPMOの仕事です。また、プロジェクトの進捗状況をモニタリングし、必要に応じて調整や改善策を提案します。特に複数のプロジェクトを統括する場合、PMOは必要に応じた問題解決やベストプラクティスをPMに提供し、円滑なプロジェクト遂行をサポートする立場です。
プロジェクトの品質管理
品質管理は、プロジェクトの成果物が期待される基準を満たせるように監督する仕事です。PMOはプロジェクトの各フェーズで品質監査を実施し、基準に沿って作業が進行しているかを確認します。問題が発見された場合は、改善策を提案するまでがPMOの役割です。PMOは品質の維持を最大のミッションとし、品質指標を設定して遵守することをPMも含めたプロジェクトメンバーに指導します。また、作業プロセスやルールを標準化し、品質を高く保ってプロジェクトの混乱を防ぐことも重要な仕事です。
人的リソースの配置・調整
プロジェクトに必要な人的リソースの配置と調整を行うのもPMOの役割です。メンバーの選定はPMの仕事でもありますが、特に複数のプロジェクトが進行中の場合、誰をアサインできるかの判断にあたっては組織全体の状況も考慮しなければいけません。
そこで、PMOもまたプロジェクトの開始前に必要な人的リソースを計画し、適切な人材を配置できるように調整する役割を担います。また、プロジェクトの進行中にもリソースの使用状況を監視し、再配置や調整を適宜行うことも重要です。
これにより、組織全体で人的リソースを最適化して効率的にプロジェクトを進められます。
PMの主な業務内容
PMの業務内容は以下の4つです。
プロジェクト計画の作成・管理
PMが行うべき第一の業務はプロジェクト計画の作成と管理です。綿密な計画がなければ、プロジェクトの方向性も曖昧になり、関係者間での認識の齟齬も生じやすくなります。
そのため、PMがプロジェクトに関する以下のような点を明確に定義した計画を立てることは、非常に重要です。
- 目標
- スコープ
- スケジュール
- コスト
- 品質
- リスク
- コミュニケーションルール
これにより、プロジェクトチーム全体が統一されたビジョンと目標をもって進むことができます。
プロジェクトの進捗管理
プロジェクトの進捗管理は、計画されたタスクが予定通りに進行しているかを監視し、必要に応じて調整する仕事です。
PMはプロジェクトの全タスクを明確にし、その重要度や緊急度に基づいて優先順位を設定します。また、定期的に進捗状況をチェックし、作業の遅れや問題の早期発見に努めることも大切です。
つまりPMはプロジェクトの完遂に向けて、計画通りに作業が進行しているか、問題が発生していないか、目的に沿った成果が出せそうかを全体的に管理する役割を果たします。
人的リソースの管理
プロジェクトに必要な人材を適切に配置し、最大限のパフォーマンスを引き出せるようにするのもPMの仕事です。
PMはプロジェクトに必要なスキルや経験を持つ人材を特定し、適材適所に人材を配置して各タスクを割り当てます。優れたチームをつくるには、メンバーのスキルや得意分野だけでなく、性格や人間関係などにも配慮することが重要です。
また、プロジェクトの進行中、メンバーが何か悩みや問題を抱えている場合、PMは率先して指導やサポートをする必要があるでしょう。PMOが行う人的リソースの管理とは異なり、あくまでもプロジェクト内での最適な配置を考え、実行するのがPMの役割です。
ステークホルダー管理
ステークホルダー管理とは、プロジェクトに関わる全ての利害関係者との関係を適切に管理し、プロジェクトの成功に向けて歩調を合わせることです。
PMはプロジェクトに影響を与える全ての利害関係者を洗い出し、それぞれに適切なコミュニケーション方法を決定して情報共有のルールを設定します。ステークホルダーとの良好な関係を保ち、それによってプロジェクトの進行を円滑に進めることが可能です。
PMOとPMの求められるスキルの違い
PMOとPMはそれぞれ異なる役割や業務を担っているので、必要となるスキルセットも異なります。ここでは、PMOとPMに求められる具体的なスキルについて解説します。
PMOに必要なスキル
PMOには、プロジェクト全体を俯瞰し、効率的に管理するための幅広いスキルが求められます。事務作業やプロジェクト管理に関するスキルはもちろん、PMやチームメンバー、その他のステークホルダーなど、さまざまな立場の人々と効果的にコミュニケーションを取れる能力も必要です。
文書作成スキル
PMOはプロジェクトに関連する資料を数多く作成するため、WordやExcel、PowerPointなどのツールを使いこなせなければいけません。見やすく使いやすい文書を作成するスキルがあれば重宝されます。
プロジェクトに関する知識
PMOはプロジェクトの実務に携わるため、プロジェクトの管理運営に関する知識やノウハウを持っている必要があります。ときにはPMに助言をすることもあるため、PMと同等の知識がなければいけません。
コミュニケーション能力
PMも含めて、さまざまなメンバーと円滑にコミュニケーションを取るためのスキルも必要です。ときにはPMと一緒に顧客との打ち合わせにも参加し、対外的な場面でコミュニケーション力や交渉力を発揮することも求められます。
戦略的視点
PMOは個々のチームを超えて、組織全体の戦略に合致するようにプロジェクトを管理しなければいけません。そのため、自社のビジョンや経営戦略に沿った方法で個々のプロジェクトの方向性をコントロールするスキルが必要です。
各種管理スキル
PMOは人材や予算などのリソース管理を適切に行うスキル、起こりうるリスクを分析して対策を発案・実行するキルなど、多岐にわたる高いマネジメントスキルが求められます。また、プロジェクトの品質を維持管理し、さまざまな場面で調整役を務めるスキルも大切です。
PMに必要なスキル
PMに最も求められるのは、プロジェクトを成功に導くためのリーダーシップです。PMが強力なリーダーシップを発揮すれば、チームは困難な問題にも一丸となって立ち向かえます。また、予期せぬ問題が発生した際にも、迅速かつ適切に対応できる精神的な強さや冷静さ、問題解決能力も欠かせません。
リーダーシップ
PMにはチームを率い、目標達成に向けて明確な指針や指示を示す能力が必要です。強い責任感を持って問題の矢面に立ち、難しい決断も勇気を出して下すことが求められます。
コミュニケーション能力
PMはチームメンバーや顧客など多様な相手と良好な関係を築き、密に情報共有や意見交換をしなければいけません。上から一方的に自分の意見を伝えるだけでなく、相手の意見にしっかり耳を傾けるヒアリング力を持っていることが大切です。
各種管理スキル
PMは、予算内で成果を出すためのコスト管理、プロジェクトの進行状況を把握して適宜調整をする進捗管理、チームの士気を高めるモチベーション管理など、さまざまな管理能力を高いレベルで保っている必要があります。杓子定規に管理するだけでなく、当初の計画にずれが出た場合は、柔軟に調整する能力も発揮しなければいけません。
問題解決能力
プロジェクトでは、想定外の問題やトラブルが発生することがあります。PMは困難な問題に直面しても、冷静にその原因を特定して問題解決に取り組む能力が必要です。また、リーダーとしての重圧やミスやトラブルの発生に動じないストレス耐性の高さも求められます。
PMOとPMに向いている人の特徴
上記のスキルも踏まえて、PMOとPMそれぞれに向いている人の特徴を解説します。
PMOに向いている人の特徴
PMOに向いているのは、まず高いコミュニケーション能力がある方です。PMOはPMと密に連携しながら、メンバーがスムーズに作業をこなせるようにさまざまな課題を調整しなければいけません。会社の上層部や顧客などと交渉・調整することもあります。
また、PMOはプロジェクト全体を俯瞰する視野の広さとともに、個々のメンバーやタスク、スケジュールに目を配る細やかさもあわせ持っていなければなりません。PMOの仕事は複数のプロジェクトを同時にモニタリングすることが多いので、多様なプロジェクト経験を積みたい方に向いています。
PMに向いている人の特徴
PMに向いているのは、強いリーダーシップと責任感を持ち、優れたコミュニケーション能力をもつ方です。PMはプロジェクトの総責任者として、さまざまなステークホルダーとの調整や交渉を行います。そのため、人前で話すことが得意で、複雑な状況でも冷静に対処できる能力をもつことが必要です。
また、PMはプロジェクトの進行管理を担うため、スケジュール管理能力も欠かせません。どの工程にどれだけの工数や人材が必要かを正確に把握し、優先順位を正しく判断できるスキルが求められます。さらに、プロジェクト中に発生する問題や障害を迅速に解決する問題解決能力も重要です。
PMOとPMの役立つ資格の違い
PMOとPMはその職掌の違いから、取得した方がいい資格も異なります。PMやPMOになるために資格は不要ですが、以下の資格を取得しておくと、仕事に役立つ知識が体系的に身につき、自身の市場価値を高められます。
PMOに役立つ資格
PMOに役立つ資格は主に以下の2つです。
プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格
プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格（PJM-A）は、一般社団法人日本PMO協会が認定する資格です。この資格試験では、プロジェクト管理の基本的な知識や概念を理解しているか、必要なツールの知識や技術が身についているかが問われます。
受験資格に業務経験は不要ですが、同協会の認定教材による学習を修了することが必要です。この資格を取得すると、プロジェクトマネジメントの基礎知識と技術をもつことを証明できます。
出典：プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格｜一般社団法人日本PMO協会
PMOスペシャリスト
PMOスペシャリスト認定資格（PMO-S）は、同じく日本PMO協会が認定する資格で、PMOのプロフェッショナルな知識とスキルを証明するものです。
この資格は、★（シングルスター）、★★（ダブルスター）、★★★（トリプルスター）の3段階に分かれており、段階が上がるにつれて要求される知識と技術のレベルが高くなります。シングルスターでは基礎的な知識、ダブルスターではPMOリーダーとしての知識・技術、トリプルスターではより高度な知識・技術・経験が問われます。ただし、トリプルスターに関しては策定中です。
出典：PMOスペシャリスト(★)™認定資格
（NPMO認定PMO-S(★)™）｜一般社団法人日本PMO協会
PMに役立つ資格
PMに役立つ資格は主に以下の2つです。
プロジェクトマネージャ試験
プロジェクトマネージャ試験は、情報処理推進機構（IPA）が実施する国家資格試験です。この試験は主にITプロジェクトのマネジメントに焦点を当てており、合格することでシステム開発におけるプロジェクト管理能力を証明できます。
試験内容は主にプロジェクトの立案・管理・運用能力を問うもので、合格難易度は比較的高めです。ただし、その分、この資格を取得していることはIT業界で非常に有利に働くので、PMとしての市場価値を高めるためにも取得をおすすめします。
出典：プロジェクトマネージャ試験｜独立行政法人日本情報処理機構
PMP（Project Management Professional）
PMPは、米国のプロジェクトマネジメント協会（PMI）が認定する国際的な資格です。この資格は、業界や分野を問わずグローバルに通用する資格として高く評価されており、取得するとグローバル企業や海外でのキャリア形成において非常に有利になります。
PMP資格を取得するには、一定のプロジェクトマネジメント経験と公式の教育が必要です。また、資格取得後も3年ごとに資格認定を更新しなければいけません。難易度は高めですが、PMとして国際的に活躍できる知識やスキルを身につけたい方にとっては挑戦の価値が大いにあります。
まとめ
PMOは組織全体の観点から各プロジェクトの管理やPMのサポートを担当し、PMは個々のプロジェクトの内部で総責任者としてチームを統率する立場です。立場が違うため、PMOとPMでは、担当する業務や必要なスキル、役立つ資格にも同じではありません。
したがって、PMOもしくはPMを目指している方は、それぞれに適したスキルや資質を身につけるように努力することが重要です。
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