システム開発を外注する際には、Sler・ベンダーに対して提出するRFPは、自社のプロジェクトチームや発注先とのトラブルを防ぐためにも重要です。本記事ではRFPとは何か、RFIや要件定義との違い、作成の手順やより効果的なRFPを作成するポイントなどを解説します。

RFP（提案依頼書）とは？

RFP（提案依頼書）とは、システムの要件や解決したい課題、実現したい姿などをまとめた書類のことをいいます。開発を外注したい企業のIT担当者や情報システム部門の担当者が作成し、Sler（システム開発・運用を請け負う業者もしくはサービス）やシステムベンダーなどに提示する書類です。システムを発注する際に用意しておく必要があります。

これを作成しておくと、システム構築・リプライスにおける自社の要件を過不足なく伝えることが可能です。また、自社が選定するべきSler、ベンダーが明確になるメリットもあります。システム開発を発注する上で、RFPは重要な書類といえるでしょう。

RFPを作る目的

RFPは、Sler・ベンダーから最適な提案を引き出すことが最大の目的です。RFPを作成せずにシステム開発を依頼すると、自社が求める要件がSler・ベンダーに適切に伝わらない可能性があります。伝え漏れや、間違った解釈をされることにより、納得できる提案が受けられなくなるケースがあるでしょう。

また、複数のSler・ベンダーに依頼する場合はそれぞれが要件について独自の解釈をしてしまうことがあり、異なる観点から提案されると比較や選定が困難になります。RFPによって求めるシステムの理想像を明確にすれば、発注企業とシステム開発会社の認識のずれを防ぎ、最適な提案を受けられるでしょう。

混同されがちなRFI・要件定義との違い

RFPに似た言葉として、「RFI」というものがあります。どちらもシステム開発を依頼する際に重要な書類ですが、書かれている内容が異なるので整理しておきましょう。また、RFPは「要件定義」とも混同されることがあります。ここからは、それぞれの違いについて見ていきましょう。

RFI（情報提供依頼書）との違い

RFIは、日本語で「情報提供依頼書」と表現されます。これは発注側の企業がSler・ベンダーの会社情報や実績、提供しているサービス内容などの提示を求める書類です。発注側企業はシステム開発会社の情報を入手し、どこに依頼するか決める際の材料とします。

システム開発会社の選定において、RFIが一次選考、RFPが二次選考で用いられる書類に例えられます。どちらも開発を依頼する上で重要な書類です。ただし、システム開発会社の基本情報はWebサイトなどから得られるので、RFIの提示は省略されるケースもあります。

要件定義との違い

システム開発を発注する際、RFPやRFIとともに「要件定義書」も必要な書類です。「要件定義書＝RFP」と勘違いされやすいですが、要件定義はシステム設計の基本となる情報のことをいいます。

RFPは適切なSler・ベンダーを選定するために作成され、要件定義は業務上の観点からシステムに要求される仕様を定義する目的があります。RFPと要件定義書は重複する内容もありますが、要件定義のほうが詳細であることが多いです。また、RFPによってSler・ベンダーに要件を提示し、依頼するシステム開発会社を決定した後も要件定義は必要です。

RFPを作るメリット

RFPを用意するには手間がかかりますが、作成すると次のようなメリットが見込めます。

自社が目指す姿や求められるシステムの要件を正しく伝えることで、Sler・ベンダーとの間に共通認識が生まれます。より理想に近い提案を受けられるだけでなく、自社の問題点を把握するきっかけになるでしょう。

RFPを作成しなければスピーディーに発注できますが、Sler・ベンダーが独自に解釈して自社の目的と異なるシステムを開発してしまう可能性があります。ほかのシステムとの連携に影響を及ぼす可能性もあるため、RFPを作成することはシステム開発において必要なものです。

RFPを構成する要素【サンプル付き】

RFPは次のような内容で構成されています。

プロジェクト概要

Sler・ベンダーに自社のプロジェクトを知り、システムの提案について方向性を定めるための基盤となる情報です。具体的には、次のような内容が記載されます。

この項目の目的は、システム提案者がプロジェクト全体を把握することです。システムを構築したい発注側がどのような企業であるか理解してもらい、より目標達成に近付けるシステムを提案させる狙いがあります。自社の情報を提示する場合、思い込みがあったり、よい点だけを並べようとしたりすることも考えられます。内容は複数人でチェックし、客観性が保たれているか確認が必要です。

提案依頼の内容

どのようなシステムを求めているのか、提案を受けたい具体的な内容について次のことを記載します。

機能要件には、不要な機能（非機能要件）について記載することもあります。

そのほか、受託側の会社情報や開発スケジュール、納品形態や開発費用の概算など、システム提案書に含めてほしい内容を記載しましょう。具体的かつそれぞれの内容が深掘りされているRFPを提示すると、要望にマッチした提案書を作りやすくなります。その結果、受け取れる提案の品質を高めることにもつながります。

選考手続き

Sler・ベンダーの選考において、次のような内容を記載します。

Sler・ベンダーが記載する欄は、具体的な数値や実績を記載するよう指示しましょう。選考プロセスの透明性を高め、選定する基準を示すことがこの項目の目的です。どのような基準で評価され、どのようなSler・ベンダーにシステムを発注したいか明確に提示すれば、公平かつ有意義な選考となるでしょう。

提案依頼の内容と同様、こちらが求める姿を明らかにすることが高品質で精度の高い提案につながります。導入、運用にかかる費用については目安や上限を記載しておくと、予算にマッチした提案を受けやすくなります。これらの項目も第三者から見て分かりやすい内容を心掛け、複数人でチェックすることが必要です。

RFP作成準備からシステム開発スタートまでの6つのステップ

それでは実際に、RFPを作成する準備から開発をスタートするまでの流れを見ていきましょう。RFPの作成は、大きく分けて6つの段階で進めていきます。

プロジェクトチームの編成

RFPの作成にあたり、まずは専任チームを編成しましょう。プロジェクト担当者一人だけで進めるのではなく、情報システム部門や業務でシステムを利用する担当者を中心とした複数メンバーを集結させます。

各部門の要望を漏れなくRFPに反映させることで、導入後のミスマッチを防ぎ、社内トラブルの回避につながります。プロジェクトチームを編成する際は、全体のマネジメントを行うプロジェクトマネージャー（PM）や、経営的な視点でプロジェクト全体を統括するプロジェクトオーナーも決めておくとチーム運営もスムーズです。

課題の洗い出しと開発目的の明確化

次に、現時点において何が課題となっているか洗い出しを行います。業務において現時点で何に困っているのか、各部門でどんな課題が生じているか情報収集を行いましょう。

浮かび上がってくる課題は部署や役職によって異なり、何が課題なのか、何を優先的に解決するべきかは立場によって認識に差があります。経営やマネジメント、現場など、さまざまな部門・立場の人に対してヒアリングを行い優先的に解決するべき課題について共通認識を形成することが大切です。現状課題が洗い出されたら、その課題を解決するためにシステムを導入する目的を明確にしましょう。

ベンダーに関する情報収集・評価基準の設定

洗い出された課題や導入目的がはっきりしたら、RFIを作成しましょう。RFIとは、発注先候補に対して送付する情報提供依頼書のことです。

Sler・ベンダー10社程度に対して製品やサービスに関する情報提供を求める書類を提出し、会社情報や持っている技術などの情報を集めます。Webサイトやパンフレットでも情報収集ができますが、RFIの作成によってさらに幅広く、詳細な情報を提供してもらえる可能性もあります。併せてSler・ベンダーを選定するための評価基準についても明確にしておくと、選定した後で社内から不満が出ることを防げるでしょう。

回答が得られたら、自社の目的にマッチしないところを発注先候補から外していき、3～5社程度に絞り込みます。

RFPの作成・ベンダーへの提案依頼

課題の洗い出しによって明確化した導入の目的やRFIで収集した発注先候補の情報をもとに、システムに求める性能や機能、成果物としてのイメージなどを具体的にまとめていきましょう。「必ず実現したいこと」「実現を目指していること」といった優先順位をはっきりさせることも重要なポイントです。

これをもとにRFPを作成し、現状の課題や実現させたいこと、プロジェクトの目的は何か、何を求めているかなどを文書にまとめ発注先候補に提出、回答を依頼します。RFPのほかに、見積額を提示するよう依頼する「RFQ（見積依頼書）」が有効になる場合もあるので、必要に応じて作成しましょう。

提案書の評価・選定

あらかじめ設定していた評価基準をもとに、Sler・ベンダーの選定を進めていきます。RFPに対する回答を受け、提案内容を比較・評価しましょう。

公平で客観的な評価になるよう、チェックリストや評価シートなどが用いられることが多いです。発注先候補のプロジェクトマネージャーからプレゼンテーションを実施してもらい、その人柄や能力を評価の参考にするケースもあります。

また、RFPを受け取った発注先候補から質問が送られてくる場合もあるので適宜回答しましょう。この回答は、Sler・ベンダーがよりよい提案をするための材料となります。

契約交渉・締結

発注先候補から提示された提案書や見積書などを評価した結果から、最終的に開発を発注するSler・ベンダーを決定します。発注先として決まったSler・ベンダーに対してどのように連絡を行うかをRFPに明記していた場合は、その手順に沿って連絡しましょう。

選定結果を関係各所へ報告後、発注先と提案内容の調整を行った上で契約書などを取り交わし、システム開発委任契約の締結します。その後、具体的な業務を開始するための準備に移行してください。

RFP作成時の注意点

RFPを作成する際は、次の4つについて注意しましょう。

まずは導入によってどんな課題をどんな技術で解決したいのか、明らかにする必要があります。システムに求めていることはすべて記載し、基本的な機能のほか、付随する機能、サポート・アフターフォロー・バックアップなどの導入後に必要となる機能についても漏れなく伝えることが重要です。

ただし、現実的ではない、達成するのが不可能な要件は記載しないよう注意してください。例えば「24時間365日稼働する自動運転FAQシステム」の導入を期待すれば、価格が高額になる可能性があります。目的や予算と照らし合わせながら、実現性があるか吟味することが大切です。

また、RFPの提出後に新たな要求を追加するのは避けましょう。追加要求は修正案の提出を待つ必要があるため、選定スケジュールに遅れが生じる原因になります。

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まとめ

システム開発を外注する際には、Sler・ベンダーに対してRFPを提出することが重要です。システム開発会社を比較しやすいだけでなく、Sler・ベンダーからより品質の高い提案を引き出すことにもつながるでしょう。

また、RFPはあらかじめシステム開発の目的やシステムに求める要件を明確にしておき、社内のプロジェクトメンバーや発注先との間で生じる認識のずれを防ぐ目的もあります。FLEXYではRFPの作成業務を含む多くのフリーランス案件を紹介しているので、興味がある方はぜひ登録してみてください。

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