近年、EC業界などで注目を集めているのが「OMS」です。本記事では、OMSについて知りたい経営者やEC担当者の方向けに、OMSの概要やWMSとの違い、OMSの主な機能、導入するメリットや選ぶ際のポイントなどを解説します。

OMS（注文管理システム）とは?

OMSとは、「Order Management System」の略語で、商品の注文を受けてから配送するまでの業務を一元管理するシステムのことです。実店舗やECサイト、通信販売など、各販売チャネルで発生した売上の管理、請求書・領収書作成、在庫管理、配送状況の確認など、すべての受注管理をシステム上で行えます。

従来の販売管理システムの多くは企業間の大口取引を想定したもので、商品を購入者に説明する機能などはなく、リアルタイムでの在庫との連携は設計思想にも入っていませんでした。

昨今はECサイトで商品を購入する消費者が増加しています。実店舗に加えて複数のECサイトで商品を販売している場合、OMSを使用すれば各チャネルで販売されたデータの管理をより効率的に行えるようになります。

OMSを導入するべき理由

販売管理や在庫管理など受注管理ができるシステムには、「倉庫管理システム（WMS）」や「基幹システム（ERP）」などもあります。これらのシステムにOMSの機能を付加するのは難しい場合が多いです。。特にERPは業務全体に対して大きく影響するので、簡単に更新・変更できません。

さらに、外部のECサイトを活用している場合、しばしば発生する仕様の変更に基幹システムが振り回される事態になっては元も子もありません。

また、定期的にやってくるメンテナンス時に、休止することが事実上できないEC部門を稼働したまま作業することが可能です。日進月歩のEC市場において業務を拡大する場合にも、OMSに絞った更新が可能である等さまざまなメリットがあります。

OMSとWMSの違い

「倉庫管理システム（WMS：Warehouse Management System）」は、商品入庫、出荷、返品など、倉庫内の商品の在庫管理に特化したシステムです。物流業務の効率化や省人化に寄与します。いわば「目に見える」実際の倉庫での作業をアシストするシステムで、人力であれば違う商品を選んだり、個数を数え間違えたり、伝票を見落としたりするミスを可能な限り抑制するツールです。在庫の管理も実際に倉庫にあるものを対象とします。これを物流用語で「実在庫」といいます。

他方、OMSは注文の受領、在庫間有無の確認、顧客の入金情報までを一貫して管理します。OMSでの在庫管理はすべてデータによるもので、これを「理論在庫」といいます。注文単位でみるならOMSの方が管理する範囲は非常に広いですが、WMSにある検品や保管を管理する機能はありません。

WMSは目に見える在庫、OMSは伝票上の在庫を管理すると考えると分かりやすいでしょう。

OMSとERPの違い

「基幹システム（ERP：Enterprise Resource Planning）」は、企業の財務会計、販売管理、在庫管理のみならず、経理や人事も含めた、業務に関するさまざまなデータを一元管理・分析できるシステムのことです。いわば、日常的な企業活動を効率化するための手段で、組織全体の管理と経営の意思決定に直接に関わります。

ERPは企業全体のデータを統合管理するため、注文の管理・処理に特化しているOMSとは、データの処理範囲が大きく異なります。組織全体をトータルに管理するERPとOMSとは、扱う領域から役割、設計思想まで、すべてが異なる概念と認識して問題ありません。

OMSの主な機能

OMSの主な機能には、在庫管理、注文処理、顧客管理などがあります。複数店舗の一元管理、経営管理に役立つレポートの作成といった機能で、受注に関連する業務の効率化を実現するツールです。

在庫管理

OMSの在庫管理機能は、主にリアルタイムの在庫数確認、在庫補充に関する業務を最適化できるでしょう。入庫、出庫、予約の取り消しなどを瞬時に把握し、各チャネルに反映します。商品の入出庫データから在庫状況を自動で計算するため、実店舗には商品が複数あるのに自社サイトでは欠品、外部ECサイトでは在庫僅少により1個しか買えない事態を防げます。

さらにOMSは、蓄積された在庫や入出庫などの在庫変動や、現在の在庫数などのデータをもとにしたアルゴリズムを用いて商品を受発注する在庫調整の機能も備えています。データをもとに自動で適切な在庫補充が行えるため、欠品による機会損失や余分な発注を行って過剰在庫になるリスクを防ぎ、売上の最大化も期待できるでしょう。

また、海外に倉庫がある商品を扱う場合でも、時差や言語の壁を気にする必要が低減します。

注文処理

注文処理機能は、受注から出荷までの流れを自動化する機能です。注文を受けた場合、OMSが自動的に注文受付から、集計、管理までの処理を行います。

ECサイトの場合、絶え間なく入ってくる注文情報は一日あたり数百件になることもあります。各々に確認メールを送信し、クレジットカードや代金振り込みなどの決済情報を確認し、発送を手配する一連のプロセスは、マンパワーでこなすには相当のコストと時間がかかります。またシステムに頼ることでヒューマンエラーを軽減しやすいです。

顧客管理

OMSの顧客管理機能には、顧客情報の登録、顧客ごとの注文履歴・利用状況の情報更新、退会処理などがあります。顧客データの収集・分析は、マーケティング戦略や施策を立てる際にも重要な機能です。

OMSでは、自動的に顧客データを収集・分析できることから、顧客情報にもとづいた効果的なone to oneマーケティングにも役立ちます。顧客との関係を強化できると、クロスセルやアップセルの促進による売上アップも期待できます。

顧客情報の管理は、従来では店舗やオンライン販売など、それぞれのチャネルで個別に管理していました。自社サイトを運営している場合には、顧客の入会・登録、メルマガ配信の有無、退会などの処理だけでも管理は煩雑になります。

また、店舗とオンライン販売にまたがるだけでなく、複数サイトを利用してアクセスしてくる顧客に対しても名前と電話番号から同一人物であることを割り出し、販売チャネルをまたいだ幅広い購買行動のデータ収集を可能にします。

ECサイトなどとの連携

そもそもOMSは、Eコマースの爆発的な普及に伴って登場したという経緯があります。実店舗では昔ながらの商店主の勘や経験に頼った手法にかわり、1980年中ごろから「POSレジ」や「POSシステム」といわれるものが急速に普及し、販売状況や顧客の属性を管理してきました。近年では在庫管理の機能がある場合も多いです。

しかし、オンラインでの「買い物」が増えるに従い、「レジ」の情報が役に立たない場面が増えてきました。商品の陳列についても、実店舗なら1個の商品を棚に置けばいいところを、3つのECサイトで販売するには単純に言って3倍の手間がかかるわけです。

例えば、OMSのショッピングカートと在庫システムの連携で注文された商品数から在庫数が自動計算できる機能では、売上データを手入力して在庫の残数を更新する場合よりもミスがなく正確なデータの活用が可能です。

さらに、会計ソフトや金融機関などとの連携機能では、入金管理の自動化や、まだ入金されていない顧客への催促なども行えます。商品の仕入れ、提示、販売、決済という一連の流れがオンラインで完結する現代の小売業に欠かせないツールがOMSといっても過言ではありません。

レポート作成

OMSの導入によって、データの分析や詳細なレポートの作成も可能になります。各販売チャネルにおける売上、顧客データなどは膨大な量にのぼり、かつ長期にわたるものも含まれます。個々のデータを読み解き、施策に落とし込むのは大変な労力がかかります。

OMSでは得られるデータをすべて統合できるため、精度の高い分析が行えるでしょう。売上データなどからどの商品が売れているか・人気の商品はなにか、注文データなどからは在庫を補充するタイミングがいつかなど、顧客情報からはどのような属性に訴求するディスプレイをするか等の情報が得られます。最もパフォーマンスのよいチャネルは何かなどの把握も可能です。

OMS導入のメリット

生産性の向上がさまざまな分野で重要視される昨今、OMSは多くのメリットを享受できる可能性をもっています。

在庫管理の効率化によるコスト削減

小売業だけでなくB2Bビジネスにおいても、在庫管理は重要な業務です。過剰な在庫を抱えることは財務状況へ影響し、大量の取引が生じるB2Bでは特に、在庫不足による納品の遅れは致命的なミスになり得ます。また複数のECサイトを運営する場合なら、その数だけの作業が発生し非効率になりやすいです。

OMSを導入すれば、店舗やECサイトで売上が発生すると倉庫内にある在庫数が自動で更新されます。受注データと在庫データを個別に管理するとタイムラグの発生は不可避で、データを入力・確認を人の手で行う必要があります。これらが効率化されれば、人件費の削減につながるとともに、在庫状況に応じた発注が可能になり、適正在庫の維持によるコスト削減も実現します。

注文処理の迅速化

注文を受けてから配送までの手続きに関する注文処理は、FAXの読み違い、事務所不在時の対応遅れ、電話の聞き間違えなど単純ミスが発生しやすく、コストを上げる要因になってきました。

OMSの導入による自動化などでこれらの作業が正確かつ迅速になります。WMSとの連携により、注文処理から商品の確保、最適の倉庫への割り当て、梱包、発送業者の選定、お礼のメールまでがひとつのシステム上で自動的に動きだします。

これにより、注文に関する煩雑な業務から解放され、従業員がサイトのパフォーマンス改善や顧客へのプレゼンテーション力の向上などコア業務に集中できる効果もあります。

顧客満足度向上による売上アップ

OMSの追跡機能では、顧客が発注してから出荷するまでをリアルタイムで確認できるため、問い合わせなどにすぐ対応できます。これはロイヤル顧客の育成には欠かせない施策です。

忘れてならないのは、顧客都合によるキャンセルに対応する機能です。迅速な返金と効率がよい返品は顧客のリピートにつながります。また近年のEコマース利用者はデバイスを操作することに慣れているので、各自で自由に操作できる部分を増やすことが満足度アップへつながることも多いです。

OMS選びのポイント

さまざまな機能をもったOMSのサービスがリリースされていますが、多機能なものは導入費用が高くなりがちです。費用対効果はもちろん、システムの導入によって企業全体のパフォーマンスが向上するように吟味することが重要です。

自社の目的に合っているか

OMSを選ぶ際は、自社の目的に合致した機能をもっているか確認しましょう。

システムの導入にあたって業務の省力化、人的作業の削減によるミス撲滅の2点が主たる目的になります。そこからの波及効果として、生産性の向上、人件費の削減、単純作業を減らすことでクリエイティブな業務へのリソースの集中などが期待できます。

一口にOMSといっても得意とする分野は各サービスによってさまざまで、どの機能を導入するかによってコストも大きく変わるので、まずは現状の把握が肝要です。

統合性があるか

導入を検討しているOMSが既存のシステムとうまく連携できるか確認することが大切です。

OMSが既存の在庫管理システムやWMSなどと連携できないと、それらも新しいシステムに変更しなければならず、導入時にかかるコストが大幅に増加してしまいます。OMSとWMSが一体化したサービスもあるので、同時に導入する選択肢も検討しましょう。

自社開発のECサイトを運営する際だけでなく、モール型のECサイトを使用するる場合にも、カートシステムに連携できる機能は必須です。また、実店舗を運営している場合には、リアルでの取引を反映させる機能があるかも重要になります。

使いやすいか

OMSを試しに使ってみて、使いやすいかも検討材料のひとつです。

豊富な機能を搭載していても、操作が複雑で使いにくい場合には十分にシステムを活用できません。事前に管理画面を操作してみるなど、操作性を確認しておくことが大切です。試用期間がどのくらいあるかを確認し、実務レベルで使ってみるようにしましょう。

さらに、従業員のITリテラシーも考慮する必要があります。能力が追い付かない場合は、日常業務の負担がかえって大きくなり、教育コストばかりがかかります。

OMS導入を成功させるためのポイント

OMS導入のメリットを生かすためには、相応の社内体制を整えることが必要です。導入・運用には多少のコストがかかるため、見合った売上の増加・利益の拡大が見込めるかの見極めをシビアに行いましょう。従来の業務フローへも影響するので、現場の意見をよく聞いて合意の形成を図ることは欠かせません。

さらに、OMSの運用・管理には一定の技術が必要です。システムに詳しい担当者を付けてメンテナンスや運用、トラブル発生時の対応などを行うと、導入効果はいっそう高まります。また、使用後の効果を定期的に測定して運用方法などを改善することで、より効果的な活用が可能です。

OMSサービスのサポートの充実が成功の鍵を握ることもあります。初めてシステムを利用する際には困りごとが発生しやすいので、すぐ相談窓口に頼れる体制を作っておくのがおすすめです。

まとめ

OMSは、商品の注文管理を一元管理するシステムです。導入によって実店舗やECサイトなど、さまざまな販売チャネルの受注データをまとめ、データの管理・分析や、業務の自動化まで可能になります。自社の目的に合うシステムを選択し適切な運用を行うと、より多くの効果を期待できます。

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