テレワーク導入にあたり確認すべき要点とは?企業がテレワークを導入する時のセグメント別チェックポイント項目7つ

【目次】

①テレワーク時代到来、経営層の考え方の変化は準備万端か?
②テレワーク導入時の業務プロセス
③テレワーク導入による評価のコンセンサス
④テレワーク移行の時に確認したい、ICT環境・ハードウェア
⑤プロジェクト運営の仕方
⑥ICT・環境セキュリティに関して
⑦制度やレギュレーション

令和2年4月に緊急事態宣言が出され、在宅勤務を推奨する企業が増えました。

5月26日時点で緊急事態宣言は解除されましたが、今後の「新たな働き方」の方向性を考えている企業も少なくはないのでしょうか。

本記事では、新たな働き方として「テレワーク」を導入する際に確認しておきたい項目をまとめました。

テレワークに移行するにあたり確認すべき要点を、7つのセグメントに分けて、チャックポイント項目にしてご紹介できればと思います。

途中、総務省の出した平成30年の約2年前のテレワークの実態も振り返り、どのくらいのボリュームの企業が共に「テレワーク」導入のために試行錯誤しているのかもみてみます。

1. テレワーク時代到来、経営層の考え方の変化は準備万端か?


画像引用:https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/190531_1.pdf
平成30年の振り返り:
総務省の公開している、平成30年9月末の世帯及び企業における情報通信サービスの利用状況等について調査した「通信利用動向調査」の結果、当時、テレワークを導入している企業の割合は19.1%でした。

withコロナ時代、今後の働き方を決定している最中の企業も多いのではないでしょうか。

テレワークに移行する際、経営陣が確認しておきたいチェックポイントをご紹介します。

【テレワーク移行、経営層が確認しておきたいチェックポイント】

  • 経営レベルでの導入目的が策定されているか
  • テレワークで目指す姿が明示されているか
  • 経営トップが自ら旗振りをする必要性を理解しているか
  • 経営陣が策定された目的を理解しているか
  • 経営陣がテレワークのメリットを理解しているか
  • マネジメント層への目的理解が浸透しているか
  • マネジメント層がテレワークのメリットを理解しているか

これから新しい働き方として、withコロナ、afterコロナを考えていく中で、今一度、考察するという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

2. テレワーク導入時の業務プロセス、ちゃんと運用できるかチェックポイント

業務プロセスに関してのチェック項目をご紹介します。

日々の円滑な業務遂行をするために、テレワーク移行前に、以下の確認は済ませておきましょう。

【テレワーク移行、業務プロセスチェックポイント】

  • 業務プロセスは可視化されているか
  • 使用する資料は共有されているか
  • 資料がフォーマット化されているか
  • 業務プロセス毎に使用するITツールが特定されているか
  • 必要なデータを正しく格納できているか
  • 必要なデータをいつでも閲覧・使用できる環境か
  • 承認申請フローが整備されている

上記のことがテレワーク移行により必要となります。

3. テレワーク導入による評価のコンセンサス

テレワーク導入後の人事評価に関しても、知りたいという声が多いです。

テレワーク期間の評価に対しては、以下が企業としてのチェックポイントになります。


【テレワーク導入にあたり、評価に対してのチェックポイント】

  • 目標設計が細分化されているか
  • 定量だけでなくコンピテンシーなどの定性評価指標があるか
  • 目標管理方の評価制度になっているか
  • 昇給や昇進昇格の条件が明確になっているか
  • キャリアプランが設計できる仕組みなっているか
  • 上長との定期的な振り返りが実施出来ているか
  • 定的なサーベイ実施が出来ているか

上記を明確化することにより、評価に対しての透明度が上がり、退職率も減らすことが出来ます。

4. テレワーク移行の時に確認したい、ICT環境・ハードウェア


画像引用:https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/190531_1.pdf

平成30年9月末の総務省のデータですと、モバイルワークが非常に多くなっていますが、ICT環境・ハードウェア面もテレワークを正式に導入する際は非常に重要です。

令和2年の緊急事態宣言移行も、自宅での作業環境をどう改善するか話題になったことは記憶に新しいのではないでしょうか。

在宅勤務を取り入れる中で、以下のチェック項目は網羅できるようにすると、日常のテレワークがスムーズになります。

【テレワーク移行、ICT環境・ハードウェア面のチェックポイント】

  • 会社貸与のPCはあるか
  • 会社貸与のスマートフォンはあるか
  • BYODを取り入れているか
  • 全社員がオフィスの施錠解錠が可能か
  • 会社貸与のスマートフォンでテザリング可能か
  • ポケットWi-fiを貸与しているか
  • 個人契約のWi-fiを確認しているか
  • 最低限必要な通信量と推奨通信量を明示しているか
  • クラウドのメールサーバーを使用しているか
  • クラウドストレージを使用しているか
  • クラウドのオフィスツールを導入しているか
  • グループウェアはあるか
  • チャットツールを導入しているか
  • オンラインMTGツールを導入しているか
  • SFAまたはCRMを導入しているか
  • クラウドでの勤怠管理システムを導入しているか
  • 給与明細提示や社保管理にクラウドシステムを導入しているか
  • WEBのタスク管理ツールを導入しているか
  • クラウドの請求管理ツールを導入しているか

5. テレワーク導入、プロジェクト運営に関して

次に、テレワークの中、プロジェクトとしてチームで動くときのチェックポイントをご紹介します。

円滑に動けるように、テレワークの場合はゴールの共有やお互いのミッションを言語化して明確化することが必要になります。

【テレワーク移行、プロジェクト運営に関してのチェックポイント】

  • プロジェクトメンバーが適切にアサインされているか
  • 役割とアクションが明確化
  • 現状整理が出来ているか
  • 中期的マイルストーンを描けているか
  • 課題は明確か

上記を確認した上で、具体的なアクションに落とし込むことが必要になります。

6. テレワーク導入、ICT・環境セキュリティに関して

平成30年当時も、セキュリティについて、何らかの対策を実施している企業の割合は 97.8%でした。

対応内容は上記の図のように、「パソコンなどの端末(OS、ソフト等)にウイルス対策プログラムを導入」が 82.9%と最も高く、次いで「サーバにウイルス対策プログラムを導入」(61.0%)、「ID、パスワードによるアクセス制御」(51.6%)となっていました。

多くの企業はテレワーク導入により、ICT・環境セキュリティを見直すタイミングかもしれません。

【テレワーク移行、ICT・環境セキュリティのチェックポイント】

  • 情報セキュリティ体制は正しく構築されているか
  • PMS(Pマーク)を取得しているか
  • J-SOXに則した内部統制が実施できているか
  • ISMSを取得しているか
  • セキュリティポリシーを策定しているか
  • プライバシーポリシーを策定しているか
  • インシデント管理が徹底できているか
  • 定的なセキュリティチェックは実施出来ているか
  • PCへのセキュリティソフトは導入しているか
  • MDM(モバイルデバイス管理)は導入しているか
  • 二要素認証は導入できているか
  • マルウェア対策はできているか
  • パスワード管理は適切に実施出来ているか
  • ログ管理を実施しているか
  • ダウンロード可能アプリの制限をしているか
  • VPNの構築はできているか
  • シンクライアントを導入しているか
  • 資産管理システムの運用が出来ているか
  • のぞき見防止フィルターの貸与と使用の徹底が出来ているか

テクノロジーネイティブサービスを扱っていない企業でも、業務効率化やWeb会議などテクノロジーを必要とすることで、今後もどんどん企業のDX化は進むと考えられます。

7. データからわかる先見の明、レギュレーションの確認


画像引用:https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/190531_1.pdf

平成30年の総務省データによれば、当時、テレワークの主な導入目的については、「定型的業務の効率性(生産性)の向上」の割合が56.1%と最も高く、次いで「勤務者の移動時間の短縮」(48.5%)が来ていました。

ただ、新型インフルエンザ含む、非常時の事業継続に備えてを選んでいる方も15.1%いて、その方々は、先見の明がかなりあったと言えます。

制度に関しては、以下のような変更が必要になります。

【テレワーク導入、制度に関してのチェック必要事項】

  • 就業規則の修正必要がある箇所の理解
    (勤務場所がオフィス以外も認可する内容になっているか記載の確認)
  • 決済権限規定が明文化されている

今回の記事では、今後のwithコロナ時代に、確認しておきたいチェックポイントとしてまとめました。

他にも、様々なチェックポイントがあります。

自社にあったガイドラインの策定が必要になるので、テレワーク導入の段階で、以下のレギュレーションも必要か確認しておくことをお勧めします。

【レギュレーション】

  • 勤怠の申請方法や管理方法がルール化されているか
  • 勤怠の申請方法や管理方法がシステム化されているか
  • 業務あたり時間の基準値が定まっているか
  • 業務時間基準値に適したスケジューリングを実施しているか
  • スケジュールが公開、共有されているか
  • セキュリティリスクを回避する行動ルールが整備されているか
  • セキュリティリスク回避行動ルールが浸透、徹底されているか
  • インシデント発生時のフローが整っているか
  • 社外でのPC使用に関してルールが整備されているか
  • 社外での通信方法に関してのルールが整備されているか
  • 各種ドキュメントやフォルダが共有化されているか
  • フォーマット化されたドキュメントを使用しているか
  • オンラインMTG実施時のルールが整備されているか
  • オンラインMTG実施ルールが浸透、徹底されているか
  • 顧客とのWEB商談時のレギュレーションが整備されているか
  • 顧客対応レギュレーションが浸透、徹底されているか
  • クレーム発生時の対応フローが整備されており徹底されているか
  • 設計したレギュレーションの浸透度、徹底度合いをチェックする機能が設計されているか

FLEXYを運営するサーキュレーションでは、上記のようにチェックポイントを制作していますので、一部をご紹介しました。

チェックポイントについてもっと知りたい方は、以下のリンクよりお問い合わせください!

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テレワーク導入、テレワーク全面移行、ガイドラインの策定など、あらゆる面でサポートしています。

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